У чланку написаном 2018. године, Роберт Халф^{(Robert Half)} , компанија специјализована за људске ресурсе и финансијску индустрију, написала је да 63% of financial firms continue to use Excel у примарном капацитету. Наравно, то није 100% и заправо се сматра to be a decline in usage! Али с обзиром да је софтвер софтвер за унакрсне табеле и није дизајниран само као софтвер финансијске индустрије, 63% је и даље значајан део индустрије и помаже да се илуструје колико је Екцел^(Excel) важан .

Научити како да користите Екцел^(Excel) не мора да буде тешко. Корак по корак помоћи ће вам да пређете од почетника до стручњака (или барем ближе тој тачки) – својим темпом.

Као преглед онога што ћемо покрити у овом чланку, размислите о радним листовима, основним употребљивим функцијама и формулама и навигацији по радном листу или радној свесци. Наравно, нећемо покривати сваку могућу Екцел^(Excel) функцију, али ћемо покрити довољно да вам то да идеју како да приступите осталима. 

Основне дефиниције^{(Basic Definitions)}

Заиста је од помоћи ако покријемо неколико дефиниција. Више него вероватно да сте чули за ове термине (или већ знате шта су). Али ми ћемо их покрити да бисмо били сигурни и били спремни за остатак процеса учења како да користите Екцел^(Excel) .

Радне свеске наспрам радних листова^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Екцел^(Excel) документи се зову Радне свеске^(Workbooks) и када први пут креирате Екцел^(Excel) документ (радну свеску), многе (не све) Екцел^(Excel) верзије ће аутоматски укључивати три картице, од којих свака има свој празан радни лист. Ако ваша верзија Екцел^(Excel) - а то не ради, не брините, научићемо како да их креирамо.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Радни листови су стварни делови у које уносите податке. Ако је лакше замислити то визуелно, замислите радне листове као те картице. Можете додати картице или избрисати картице тако што ћете кликнути десним тастером миша и изабрати опцију брисања. Ти радни листови су стварне табеле са којима радимо и смештене су у датотеци радне свеске.

Тхе Риббон^{(The Ribbon)}

Трака се шири^(Ribbon) преко Екцел^(Excel) апликације као низ пречица, али пречица које су представљене визуелно (са текстуалним описима). Ово је корисно када желите да урадите нешто у кратком року, а посебно када вам је потребна помоћ да одредите шта желите да урадите.  

Постоји различито груписање дугмади на траци у зависности од тога који одељак/групу изаберете из горњих опција менија (тј . Почетна^(Home) , Уметање^(Insert) , Подаци^(Data) , Преглед^(Review) , итд.) и приказане визуелне опције ће се односити на та груписања. 

Екцел пречице^{(Excel Shortcuts)}

Пречице су корисне у брзом кретању кроз Екцел^(Excel) софтвер, тако да је корисно (али не апсолутно неопходно) да их научите. Неки од њих се науче тако што се виде пречице које су наведене у менијима старијих верзија Екцел^(Excel) апликације, а затим их сами испробате.  

Други начин да научите Екцел^(Excel) пречице је да видите њихову листу на веб локацији програмера програма Екцел^{(website of the Excel developers)} . Чак и ако ваша верзија Екцел^(Excel) - а не приказује пречице, већина њих и даље ради.

Формуле наспрам функција^{(Formulas vs. Functions)}

Функције су уграђене могућности Екцел^(Excel) - а и користе се у формулама. На пример, ако желите да убаците формулу која израчунава збир бројева у различитим ћелијама табеле, можете користити функцију СУМ^(SUM) () да урадите управо то.  

Више о овој функцији (и другим функцијама) мало даље у овом чланку.

Формула Бар^{(Formula Bar)}

Трака формуле је област која се појављује испод траке^(Ribbon) . Користи се за формуле и податке. Податке уносите у ћелију и они ће се такође појавити у траци формуле ако имате миш на тој ћелији.  

Када упућујемо на траку са формулама, једноставно указујемо да треба да укуцамо формулу на том месту док имамо изабрану одговарајућу ћелију (што ће се, опет, аутоматски догодити ако изаберете ћелију и почнете да куцате).

Пример прављења и форматирања радног листа^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Постоји много ствари које можете да урадите са својим Екцел радним листом^{(Excel Worksheet)} . Даћемо вам неколико примера корака док будемо пролазили у овом чланку како бисте могли да их испробате сами.

Прва радна свеска^{(The First Workbook)}

Корисно је почети са празном радном свеском^(Workbook) . Дакле, само напред и изаберите Ново^(New) . Ово може да варира у зависности од ваше верзије Екцел^(Excel) - а, али се углавном налази у области Датотека^(File) .

Напомена: На горњој слици пише Опен^(Open) на врху како би се илустровало да можете да дођете до Новог^(New) (лева страна, на коју показује зелена стрелица) са било ког места. Ово је снимак екрана новијег програма Екцел^(Excel) .

Када кликнете на Ново^(New) , више је него вероватно да ћете добити неке примере шаблона. Сами шаблони могу да се разликују у зависности од верзије Екцел^(Excel) - а, али требало би да добијете неку врсту селекције.  

Један од начина да научите како да користите Екцел^(Excel) је да се играте са тим шаблонима и видите шта их чини „штикловима“. За наш чланак, почињемо са празним документом и играмо се са подацима и формулама, итд.  

Дакле, само напред и изаберите опцију празног документа. Интерфејс ће се разликовати од верзије до верзије, али би требало да буде довољно сличан да добије идеју. Мало касније ћемо такође преузети још један пример Екцел^(Excel) листа.

Уметање података^{(Inserting the Data)}

Постоји много различитих начина да унесете податке у своју табелу (ака радни лист). Један од начина је да једноставно откуцате шта желите тамо где желите. Изаберите одређену ћелију и само почните да куцате.

Други начин је да копирате податке и затим их налепите у своју табелу^{(Spreadsheet)} . Наравно, ако копирате податке који нису у формату табеле, може постати мало интересантно где се налазе у вашем документу. Али, на срећу, увек можемо да уредимо документ и да га копирамо и налепимо негде другде, по потреби.

Сада можете испробати метод копирања/налепљења тако што ћете изабрати део овог чланка, копирати га, а затим налепити у своју празну табелу.

Након што изаберете део чланка и копирате га, идите на своју табелу и кликните на жељену ћелију у којој желите да започнете лепљење и урадите то. Метода приказана изнад је коришћење менија десним кликом, а затим избор „Налепи“ у облику иконе.

Могуће је да ћете добити грешку када користите уграђени Екцел^(Excel) метод налепљивања, чак и са другим уграђеним методама у Екцел -у. ^(Excel)На срећу, упозорење о грешци (изнад) помаже да вас усмери у правом смеру да бисте податке које сте копирали добили у листу.

Када лепите податке, Екцел^(Excel) ради прилично добар посао у њиховом тумачењу. У нашем примеру, копирао сам прва два пасуса овог одељка и Екцел^(Excel) га је представио у два реда. Пошто је постојао прави размак између пасуса, Екцел^(Excel) је и то репродуковао (са празним редом). Ако копирате табелу, Екцел^(Excel) ради још бољи посао да је репродукује на листу.

Такође, можете користити дугме на траци^(Ribbon) за лепљење. За визуелне људе, ово је заиста од помоћи. То је приказано на слици испод.

Неке верзије Екцел^(Excel) - а (посебно старије верзије) вам омогућавају да увезете податке (што најбоље функционише са сличним датотекама или ЦСВ –^{(CSV –)} вредностима раздвојеним зарезима – датотекама). Неке новије верзије Екцел^(Excel) - а немају ту опцију, али и даље можете да отворите другу датотеку (ону коју желите да увезете), користите опцију „ Изабери све^{(select all)} “ , а затим је копирајте и налепите у своју Екцел^(Excel) табелу.  

Када је увоз доступан, обично се налази у менију Датотека . ^(File)У новој верзији програма Екцел^(Excel) , можда ћете бити преусмерени на више графичког корисничког интерфејса када кликнете на Датотека^(File) .  Једноставно^(Simply) кликните на стрелицу у горњем левом углу да бисте се вратили на радни лист.

Хиперлинкинг^{(Hyperlinking)}

Хипервезе^{(Hyperlinking)} су прилично једноставне, посебно када се користи трака^(Ribbon) . Дугме хипервезе наћи ћете испод менија Уметање^(Insert) у новијим верзијама програма Екцел . ^(Excel)Такође му се може приступити преко пречице као што је цомманд-К^(command-K) .

Форматирање података (пример: бројеви и датуми)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Понекад је корисно форматирати податке. Ово се посебно односи на бројеве. Зашто? Понекад бројеви аутоматски падају у општи формат (некако подразумевани) који је више као текстуални формат. Али често желимо да се наши бројеви понашају као бројеви.  

Други пример би били датуми, које бисмо можда желели да форматирамо како бисмо осигурали да сви наши датуми изгледају доследно, на пример 20200101 или 01/01/20 или било који формат који изаберемо за наш формат датума.

Можете приступити опцији форматирања података на неколико различитих начина, приказаних на сликама испод.

Када приступите, рецимо, формату бројева^(Number) , имаћете неколико опција. Ове опције се појављују када користите метод десним кликом. Када користите траку^(Ribbon) , ваше опције су управо тамо на траци^(Ribbon) . Све зависи од тога шта вам је лакше.  

Ако неко време користите Екцел^(Excel) , метод десним кликом, са резултујућим дијалошким оквиром за формат броја (приказан испод) може бити лакши за разумевање. Ако сте новији или више визуелни, метода траке^(Ribbon) може имати више смисла (и много бржа за употребу). Оба вам пружају опције за форматирање бројева.

Ако унесете било шта што личи на датум, новије верзије Екцел^(Excel) - а су довољно лепе да то одразе на траци^(Ribbon) као што је приказано на слици испод.

Са траке^(Ribbon) можете да изаберете формате за свој датум. На пример, можете одабрати кратак или дуг датум. Само напред и пробајте и погледајте своје резултате.

Форматирање презентације (пример: поравнавање текста)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Такође је корисно да разумете како да ускладите своје податке, да ли желите да се све поравнају лево или десно (или оправдано, итд.). И овоме се може приступити преко траке^(Ribbon) .

Као што можете видети на сликама изнад, поравнање текста (тј. десно, лево, итд.) је у другом реду опције Риббон . ^(Ribbon)Такође можете изабрати друге опције поравнања (тј. врх, дно) на траци^(Ribbon) .  

Такође, ако приметите, поравнање ствари као што су бројеви можда неће изгледати десно када се поравнају лево (где текст изгледа боље), али изгледа боље када је поравнат удесно. Поравнање је веома слично ономе што бисте видели у апликацији за обраду текста.

Колоне и редови^{(Columns & Rows)}

Корисно је знати како да радите са, као и да прилагодите ширину и димензије^{(adjust the width and dimensions)} колона и редова. На срећу, када се ухватите у коштац, то је прилично лако учинити.  

Постоје два дела за додавање или брисање редова или колона. Први део је процес селекције, а други је десни клик и избор опције уметања или брисања.  

Сећате се података које смо копирали из овог чланка и налепили у наш празан Екцел^(Excel) лист у горњем примеру? Вероватно нам више не треба па је савршен пример за процес брисања редова.

Сећате се^(Remember) нашег првог корака? Морамо да изаберемо редове. Само напред и кликните на број реда (лево од горње леве ћелије) и превуците мишем надоле до доњег реда који желите да избришете. У овом случају бирамо три реда.  

Затим, други део наше процедуре је да кликнете на Избриши редове^{(Delete Rows)} и гледате како Екцел брише те редове.

Процес за уметање реда је сличан, али не морате да изаберете више од једног реда.  Екцел^(Excel) ће одредити где кликнете где желите да уметнете ред.  

Да бисте започели процес, кликните на број реда који желите да буде испод новог реда. Ово говори Екцел^(Excel) -у да изабере цео ред за вас. Са места где се налазите, Екцел^(Excel) ће уметнути ред изнад тога. То радите тако што кликнете десним тастером миша и изаберете Убаци редове.^{(Insert Rows.)}

Као што видите изнад, откуцали смо 10 у реду 10. Затим, након што смо изабрали 10 (ред 10), кликнули десним тастером миша и изабрали Инсерт Ровс^{(Insert Rows)} , број 10 се спустио за један ред доле. То је довело до тога да је 10 сада у 11. реду.  

Ово показује како је уметнути ред постављен изнад изабраног реда. Само напред и пробајте сами, тако да можете да видите како функционише процес уметања.

Ако вам је потребно више од једног реда, то можете учинити тако што ћете изабрати више од једног реда и то ће Екцел^(Excel) -у рећи колико их желите и та количина ће бити уметнута изнад изабраног броја реда.  

Следеће слике показују ово у визуелном формату, укључујући како се 10 спустило три реда, број уметнутих редова. 

Уметање и брисање колона је у основи исто осим што бирате са врха (колоне) уместо са леве стране (редови).

Филтери и дупликати^{(Filters & Duplicates)}

Када имамо пуно података за рад, помаже ако имамо неколико трикова у рукаву како бисмо лакше радили са тим подацима.  

На пример, рецимо да имате гомилу финансијских података, али треба да погледате само одређене податке. Један од начина да то урадите је да користите Екцел „Филтер“.

Прво, хајде да пронађемо Екцел радни лист^{(Excel Worksheet)} који представља много података тако да имамо на чему да ово тестирамо (без потребе да сами куцамо све податке). Можете преузети управо такав узорак са Мицрософт-а^{(download just such a sample from Microsoft)} . Имајте на уму да је то директна веза до преузимања, тако да би Екцел^(Excel) датотека примера требало да почне да се преузима одмах када кликнете на ту везу.

Сада када имамо документ, погледајмо обим података. Прилично, зар не? Напомена: слика изнад ће изгледати мало другачије од онога што имате у датотеци узорка и то је нормално. 

Рецимо да сте желели да видите само податке из Немачке^(Germany) . Користите опцију „Филтер“ на траци^(Ribbon) (испод „Почетна“). Комбинује се са опцијом „Сортирај“ десно (у новијим верзијама  Екцел -а).^(Excel)

Сада реците Екцел-^(Excel) у које опције желите. У овом случају тражимо податке о Немачкој^(Germany) као одабраној земљи.

Приметићете да када изаберете опцију филтера, мале стрелице надоле се појављују у колонама. Када се изабере стрелица, имате неколико опција, укључујући опцију „Текстни филтери“ коју ћемо користити. Имате опцију сортирања узлазно или опадајуће.  

Има смисла зашто их Екцел^(Excel) комбинује на траци^(Ribbon) јер се све ове опције појављују на падајућој листи. Одабраћемо „Једнако…“ под „Текстуални филтери“.

Након што одаберемо шта желимо да урадимо (у овом случају Филтер^(Filter) ), хајде да пружимо информације/критеријуме. Желели бисмо да видимо све податке из Немачке^(Germany) па то уписујемо у оквир. Затим кликните на „ОК“.

Приметићете да сада видимо само податке из Немачке^(Germany) . Подаци су филтрирани. Остали подаци су још увек ту. Само је скривено од погледа. Доћи ће тренутак када желите да прекинете филтер и видите све податке.  Једноставно^(Simply) се вратите на падајући мени и изаберите да обришете филтер, као што је приказано на слици испод.

Понекад ћете имати скупове података који укључују дуплиране податке. Много је лакше ако имате само појединачне податке. На пример, зашто бисте желели да у вашем Екцел радном^{(Excel Worksheet)} листу двапут (или више) исти запис финансијских података ?  

Испод^(Below) је пример скупа података који има неке податке који се понављају (приказано означено жутом бојом).

Да бисте уклонили дупликате (или више, као у овом случају), почните кликом на један од редова који представљају дупликате података (који садрже податке који се понављају). Ово је приказано на слици испод.

Сада посетите картицу или одељак „Подаци“ и одатле можете да видите дугме на траци^(Ribbon) на коме пише „Уклони дупликате“. Кликните на то.

Први део овог процеса вам представља дијалошки оквир сличан ономе што видите на слици испод.  Не дозволите^(Don) да вас ово збуни. Једноставно вас пита коју колону да погледате када идентификујете дупле податке.  

На пример, ако сте имали неколико редова са истим именом и презименом, али у суштини бесмислица у другим колонама (као што је копирање/налепљивање са веб локације на пример) и потребни су вам само јединствени редови за име и презиме, изабрали бисте те колоне тако да брбљање које можда није дупло не дође у обзир при уклањању вишка података.  

У овом случају, оставили смо избор као „све колоне“ јер смо ручно дуплирали редове тако да смо знали да су све колоне потпуно исте у нашем примеру. (Можете урадити исто са Екцел^(Excel) датотеком примера и тестирати је.)

Након што кликнете на „ОК“ у горњем дијалошком оквиру, видећете резултат и у овом случају, три реда су идентификована као подударна, а два су уклоњена.

Сада се добијени подаци (приказани испод) поклапају са подацима са којима смо започели пре него што смо прошли кроз додавање и уклањање дупликата.

Управо сте научили неколико трикова. Ово је посебно корисно када се ради са већим скуповима података. Само напред и испробајте нека друга дугмад која видите на траци^(Ribbon) и погледајте шта раде. Такође можете да дуплирате свој пример Екцел^(Excel) датотеке ако желите да задржите оригинални образац. Преименујте датотеку коју сте преузели и поново преузмите другу копију. Или дуплирајте датотеку на рачунару.  

Оно што сам урадио је да сам дуплирао картицу са свим финансијским подацима (након што сам их копирао у мој други пример фајла, онај са којим смо започели био је празан), а са дупликат картице сам имао две верзије за игру по жељи. Ово можете испробати тако што ћете кликнути десним тастером миша на картицу и изабрати „ Дупликат^(Duplicate) “.

Могуће форматирање^{(Conditional Formatting)}

Овај део чланка је укључен у одељак о креирању радне свеске^(Workbook) због предности приказа. Ако вам се чини мало компликовано или тражите функције и формуле, прескочите овај одељак и вратите се на њега у слободно време.

Условно форматирање^(Formatting) је згодно ако желите да истакнете одређене податке. У овом примеру користићемо нашу Екцел^{(Excel Example)} датотеку примера (са свим финансијским подацима) и потражити „ бруто^(Gross) продају“ која је преко 25.000 долара. 

Да бисмо то урадили, прво морамо да истакнемо групу ћелија које желимо да проценимо. Сада, имајте на уму да не желите да истакнете целу колону или ред. Ви само желите да истакнете само ћелије које желите да процените. У супротном, и друге ћелије (попут наслова) ће такође бити процењене и бићете изненађени шта Екцел^(Excel) ради са тим насловима (као пример).

Дакле, означене су наше жељене ћелије и сада кликнемо на одељак/групу „Почетна“, а затим на „Условно форматирање“.

Када кликнемо на „Условно форматирање“ на траци^(Ribbon) , имамо неке опције. У овом случају желимо да истакнемо ћелије које су веће од 25.000 долара, тако да правимо избор, као што је приказано на слици испод.

Сада ћемо видети оквир за дијалог и можемо да унесемо вредност у оквир. Ми куцамо 25000. Не морате да бринете о зарезима или било чему, а у ствари, боље функционише ако само унесете необрађени број.

Након што кликнемо на „ОК“, видећемо да су поља аутоматски обојена према нашем избору (десно) у нашем дијалогу „Веће од“ изнад. У овом случају, „Светлоцрвена попуна са тамноцрвеним текстом^{(Dark Red Text)} ). Могли смо изабрати и другу опцију приказа.

Ово условно форматирање је одличан начин да се на први поглед виде подаци који су неопходни за један или други пројекат. У овом случају, могли бисмо да видимо „сегменте“ (како се помињу у Екцел^{(Excel Example)} датотеци примера) који су успели да премаше 25.000 УСД бруто^(Gross) продаје.

Рад са формулама и функцијама^{(Working With Formulas and Functions)}

Учење како да користите функције у Екцел-^(Excel) у је од велике помоћи. Они су основна срж формула. Ако желите да видите списак функција да бисте добили представу о томе шта је доступно, кликните на мени/групу „Убаци“, а затим на крајњем левом углу изаберите „Функција/Функције“.

Иако је сврха овог дугмета на Екцел траци^{(Excel Ribbon)} да убаци стварну функцију (што се такође може постићи куцањем у траку са формулама, почевши од знака једнако, а затим почети да куцате жељену функцију), такође можемо да користимо ово да видите шта је доступно. Можете да се крећете кроз функције да бисте добили неку врсту идеје о томе шта можете да користите у својим формулама.  

Наравно, такође је од велике помоћи једноставно их испробати и видети шта раде. Можете да изаберете групу коју желите да прегледате тако што ћете изабрати категорију, као што је „Често коришћено“ за краћу листу функција, али листу која се често користи (и за коју су неке функције покривене у овом чланку).

Користићемо неке од ових функција у примерима формула које разматрамо у овом чланку.

Једнаки ^{(The Equals )}=знак^{( Sign)}

Знак једнакости (=) је веома важан у Екцел-^(Excel) у . Она игра суштинску улогу. Ово је посебно тачно у случајевима формула.  У суштини^(Basically) , немате формулу без да јој претходите знак једнакости. А без формуле, то су једноставно подаци (или текст) које сте унели у ту ћелију.  

Зато само запамтите да пре него што затражите од Екцел^(Excel) -а да израчуна или аутоматизује било шта за вас, да унесете знак једнакости ( = ) у ћелију.

Ако укључите знак $, то говори Екцел^(Excel) -у да не помера формулу. Обично је аутоматско прилагођавање формула (користећи оно што се назива релативним референцама ћелија), променама у радном листу, корисна ствар, али понекад то можда не желите и са тим знаком $ можете то рећи Екцел^(Excel) - у. Једноставно убаците $ испред слова и броја референце ћелије.  

Дакле, релативна референца ћелије од Д25^(D25) постаје $Д$25. Ако је овај део збуњујући, не брините о томе. Можете му се вратити (или се играти са празном Екцел радном свеском).^(Excel)

The Awesome Ampersand >> &

Амперсанд ( & ) је забаван мали „алат“ формуле, који вам омогућава да комбинујете ћелије. На пример, рецимо да имате колону за имена и другу колону за презимена и желите да креирате колону за пуно име. Можете користити & да урадите управо то.

Хајде да пробамо у Екцел радном^{(Excel Worksheet)} листу . За овај пример, хајде да користимо празан лист да не бисмо прекинули ниједан други пројекат. Само напред и укуцајте своје име у А1 и унесите своје презиме у Б1. Сада, да бисте их комбиновали, кликните мишем на ћелију Ц1 и откуцајте ову формулу:  =A1 & “ “ & B1 .  Молимо^(Please) користите само део у курзиву, а не било који од остатка (на пример, не користите тачку).  

Шта видите у Ц1? Требало би да видите своје пуно име заједно са размаком између вашег имена и презимена, као што би било нормално када бисте куцали своје пуно име. & “ “ & део формуле је оно што је произвело тај простор. Да нисте укључили „ “, имали бисте своје име и презиме без размака између њих (само напред и покушајте ако желите да видите резултат).

Друга слична формула користи ЦОНЦАТ^(CONCAT) , али о томе ћемо сазнати мало касније. За сада, имајте на уму шта амперсанд ( & ) може да учини за вас јер овај мали савет добро дође у многим ситуацијама.

Функција СУМ().^{(SUM() Function)}

Функција СУМ^(SUM) () је веома згодна и ради управо оно што описује. Он сабира бројеве које кажете да Екцел^(Excel) укључи и даје вам збир њихових вредности. То можете учинити на неколико различитих начина.

Почели смо тако што смо укуцали неке бројеве тако да смо имали неке податке са којима бисмо могли да радимо у коришћењу функције. Једноставно смо користили 1, 2, 3, 4, 5 и почели у А1 и укуцали сваку ћелију која иде надоле према А5.

Сада, да бисте користили функцију СУМ^(SUM) (), почните тако што ћете кликнути на жељену ћелију, у овом случају смо користили А6, и откуцати =SUM ( у траку са формулама. У овом примеру, зауставите се када дођете до првог „(.” Сада кликните на А1 (највиша ћелија) и превуците мишем на А5 (или најнижу ћелију коју желите да укључите), а затим се вратите на траку са формулама и откуцајте завршно „).“ Немојте укључивати тачке. или наводници и само заграде. 

Други начин да користите ову функцију је да ручно унесете информације у траку формуле. Ово је посебно корисно ако имате доста бројева и померање да бисте их ухватили је мало тешко. Започните овај метод на исти начин као што сте урадили за горњи пример, са „=СУМ(.”

Затим откуцајте референцу ћелије на највишој ћелији. У овом случају, то би било А1. Укључите двотачку (: ), а затим откуцајте референцу ћелије на дну ћелије. У овом случају, то би био А5.

АВЕРАГЕ() функција^{(AVERAGE() Function)}

Шта ако желите да откријете колики је просек групе бројева? То можете лако да урадите помоћу функције АВЕРАГЕ^(AVERAGE) (). Приметићете, у корацима у наставку, да је у основи иста као функција СУМ^(SUM) () изнад, али са другом функцијом.  

Имајући то на уму, почињемо тако што бирамо ћелију коју желимо да користимо за резултат (у овом случају А6), а затим почињемо да куцамо знаком једнакости ( = ) и речју ПРОСЕК^(AVERAGE) . Приметићете да када почнете да га куцате, добијате предлоге и можете да кликнете на ПРОСЕЧНО^(AVERAGE) уместо да куцате целу реч, ако желите.

Уверите се да имате почетну заграду у формули пре него што додамо наш опсег ћелија.  У супротном^(Otherwise) , добићете грешку.

Сада када имамо „=АВЕРАГЕ(“ откуцано у нашој А6 ћелији (или било којој ћелији коју користите за резултат), можемо да изаберемо опсег ћелија који желимо да користимо. У овом случају користимо А1 до А5.  

Имајте на уму да можете и ручно да га унесете уместо да користите миш за избор опсега. Ако имате велики скуп података, куцање у опсегу је вероватно лакше од померања које би било потребно да бисте га изабрали. Али, наравно, зависи од вас.

Да бисте довршили процес, једноставно укуцајте завршну заграду „)“ и добићете просек од пет бројева. Као што видите, овај процес је веома сличан процесу СУМ^(SUM) () и другим функцијама. Једном када савладате једну функцију, друге ће бити лакше.

Функција ЦОУНТИФ().^{(COUNTIF() Function)}

Рецимо да смо желели да избројимо колико пута се одређени број појављује у скупу података.  Прво^(First) , хајде да припремимо нашу датотеку за ову функцију тако да имамо шта да рачунамо. Уклоните све формуле које имате у А6. Сада, или копирајте А1 до А5 и налепите почевши од А6 или једноставно унесите исте бројеве у ћелије које иду надоле почевши од А6 и вредности 1, а затим А7 са 2, итд.

Сада, у А11^(A11) , почнимо нашу функцију/формулу. У овом случају, откуцаћемо „ =COUNTIF (.” Затим ћемо изабрати ћелије од А1 до А10^(A10) .

Будите сигурни да сте откуцали или изабрали „ЦОУНТИФ“, а не неку од других функција сличних ЦОУНТ-у или нећемо добити исти резултат.

Пре него што урадимо оно што имамо са нашим другим функцијама, и откуцамо завршну заграду „)“, морамо да одговоримо на питање критеријума и укуцамо то, после зареза „,“ и пре заграде „).“

Шта је дефинисано „критеријумима“? Ту кажемо Екцел-у шта желимо да броји (у овом случају). Откуцали смо зарез, а затим „5“, а затим и завршну заграду да бисмо добили број петица (5) који се појављују на листи бројева. Тај резултат би био два (2) пошто постоје две појаве.

ЦОНЦАТ или ЦОНЦАНТЕНАТЕ() функција^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Слично нашем примеру користећи само амперсанд ( & ) у нашој формули, можете комбиновати ћелије помоћу функције ЦОНЦАТ^(CONCAT) (). Само напред и пробајте, користећи наш исти пример.  

Унесите своје име у А1, а презиме у Б1. Затим, у Ц1 укуцајте ЦОНЦАТ^(CONCAT) (А1, “ “ , Б1).

Видећете да добијате исти резултат као што смо ми урадили са амперсандом (&). Многи људи користе амперсанд јер је лакши и мање гломазан, али сада видите да имате и другу опцију.

Напомена: Ова функција може бити ЦОНЦАНТЕНАТЕ^{(CONCANTENATE)} у вашој верзији Екцел^(Excel) -а .  Мицрософт^(Microsoft) је скратио назив функције на само ЦОНЦАТ^(CONCAT) и то је лакше куцати (и запамтити) у каснијим верзијама софтвера. Срећом, ако почнете да куцате ЦОНЦА^(CONCA) у своју траку формуле (после знака једнако), видећете коју верзију ваша верзија Екцел^(Excel) -а користи и можете да је изаберете тако што ћете кликнути на њу мишем.

Запамтите^(Remember) да када почнете да га куцате, да бисте омогућили вашој верзији Екцел^(Excel) - а да открије исправну функцију, да укуцате само „ЦОНЦА“ (или краће), а не „ЦОНЦАН“ (као почетак за ЦОНЦАНТЕНАТЕ^{(CONCANTENATE)} ) или можда нећете видети Екцел^(Excel) ' с обзиром да се ту две функције почињу разликовати.

Немојте се изненадити ако више волите да користите метод спајања са амперсандом (&) уместо ЦОНЦАТ^(CONCAT) (). То је нормално.

If/Then Formulas

Рецимо да желимо да користимо If/Then Formula да идентификујемо износ попуста^(Discount) (нека врста другог попуста) у новој колони у нашем Примеру Екцел^(Excel) датотеке. У том случају, прво почињемо додавањем колоне и додајемо је после колоне Ф^{(Column F)} и пре колоне Г^{(Column G)} (опет, у нашем преузетом примеру датотеке).

Сада укуцавамо формулу. У овом случају, укуцамо га у Ф2 и то је „=ИФ(Е2>25000, „ ПОПУСТ 2^{(DISCOUNT 2)} ”). Ово испуњава оно што формула тражи са тестом (Е2 већи од 25к), а затим резултатом ако број у Е2 прође тај тест („ ПОПУСТ 2^{(DISCOUNT 2)} “). 

Сада копирајте Ф2 и налепите ћелије које га прате у Ф колону.

Формула ће се аутоматски прилагодити за сваку ћелију (релативно референцирање ћелије), са референцом на одговарајућу ћелију.  Запамтите^(Remember) да ако не желите да се аутоматски прилагођава, можете испред алфа ћелије ставити знак $ као и број, као што је А1 $А$1. 

На горњој слици можете видети да се „ПОПУСТ 2“ појављује у свим ћелијама у колони Ф2. То је зато што му формула говори да погледа Е2 ћелију (представљену са $Е$2) и нема релативних ћелија. Дакле, када се формула копира у следећу ћелију (тј. Ф3) она још увек гледа у ћелију Е2 због знакова долара. Дакле, све ћелије дају исти резултат јер имају исту формулу која упућује на исту ћелију.

Такође, ако желите да се вредност прикаже уместо речи „ФАЛСЕ“, једноставно додајте зарез, а затим реч или број који желите да се појави (текст треба да буде под наводницима) на крају формуле, пре завршна заграда.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Управљање вашим Екцел пројектима^{(Managing Your Excel Projects)}

На срећу, са начином на који су Екцел^(Excel) документи дизајнирани, можете учинити доста са својим Екцел радним свескама^{(Excel Workbooks)} . Могућност да имате различите радне листове (картице) у вашем документу омогућава вам да имате све повезане садржаје у једној датотеци. Такође, ако осећате да креирате нешто што може имати формуле које раде боље (или лошије), можете да копирате (опција десним кликом) своје радне листе^(Worksheet) (картице) да бисте имали различите верзије вашег радног листа^(Worksheet) .  

Можете преименовати своје картице и користити шифре датума да бисте знали које су верзије најновије (или најстарије). Ово је само један пример како можете користити те картице у своју корист у управљању вашим Екцел пројектима.

Ево примера преименовања ваших картица у једној од новијих верзија програма Екцел^(Excel) . Почињете тако што ћете кликнути на картицу и добићете резултат сличан оном на слици овде: 

Ако не добијете тај одговор, то је у реду. Можда имате старију верзију Екцел^(Excel) - а, али је донекле интуитивна на начин да вам омогућава да преименујете картице. Можете да кликнете десним тастером миша на картицу и добијете опцију да „преименујете“ иу ранијим верзијама Екцел^(Excel) - а, а понекад једноставно укуцате директно на картици.

Екцел^(Excel) вам пружа толико могућности на вашем путовању да научите како да користите Екцел^(Excel) . Сада је време да изађете и искористите га! забавите^(Have) се.

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written іn 2018, Robert Half, a company specializіng in human resources and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Како креирати Гантове графиконе у Мицрософт Екцел-у

• Како разумети шта-ако анализу у Мицрософт Екцел-у

• 40 најбољих Мицрософт Екцел пречица на тастатури

• Како променити позадину у Мицрософт тимовима

• Додајте линију тренда линеарне регресије у Екцел дијаграм распршивања

• Како одузети датуме у Екцелу

• Како потпуно избрисати личне метаподатке из Мицрософт Оффице докумената

• Цртање ваших Екцел података

• Како направити налепнице у Ворд-у из Екцел табеле

• Како снимити макро у Екцелу

• Користите нову функцију Екцел Мобиле „Инсерт Дата Фром Пицтуре“.

• Како филтрирати податке у Екцелу

• Како отворити више инстанци Екцел-а

• Како направити контролну листу у Екцелу

• Како направити падајућу листу у Екцелу

• Како направити дијаграм тока у Ворд-у и Екцел-у

• Како уметнути потпис у Мицрософт Ворд документ

• Како да креирате собе за одвајање у Мицрософт тимовима

• Аутоматско прилагођавање ширине колоне и висине редова у Екцел-у

• 4 начина да покренете Мицрософт Теамс анкету током састанака