Без обзира да ли сте искусни ГТД^{(Getting Things Done GTD)} стручњак за обављање ствари или тек почињете да учите о ГТД^(GTD) процесу, Тодоист^(Todoist) је убедљиво најбоља апликација за листу обавеза која подржава ваш ГТД^(GTD) радни ток.

Зашто је ово? Постоји много разлога који имају везе са његовим карактеристикама, распоредом и чињеницом да подразумевана функционалност природно подржава ГТД^(GTD) структуру коју ћете изградити унутар ње.

Чак и ако никада нисте чули за ГТД^(GTD) , следеће ће укључити основне ГТД^(GTD) савете за почетак и како можете да користите Тодоист^(Todoist) да то урадите.

Напомена^(Note) : Тачна верзија ГТД^(GTD) - а која се користи у овом чланку је изграђена на принципима које је изнео Царл Пуллеин^{(Carl Pullein)} и његова класа Иоур Дигитал Лифе 3.0 на мрежи^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (што топло препоручујем). Овај чланак нуди само како да користите Тодоист^(Todoist) као део тог система. Постоји много детаља које немамо простора да укључимо у овај чланак.

Шта је обављање ствари (ГТД)?

Принципи Довршавања ствари^{(Things Done)} постоје већ неко време. Не постоје постављени алати или апликације које морате да користите, али основни основни принципи сваког приступа су у суштини исти.

ГТД^(GTD) помаже да испразните ум од свега што плива у њему цео дан. Ово ослобађа ваш мозак да се заиста фокусира на задатак који је пред вама, уместо да се стално омета.

Функционише тако што вам даје низ корака које радите сваке недеље да бисте остали организовани. Ови кораци укључују:

• Снимање^(Capturing) сваке идеје, задатка, радње или састанка који се појаве. Можда сте усред састанка и ваш шеф вам даје акцију. Могли бисте да шетате парком и добијете одличну идеју за књигу коју желите да напишете. Није важно када, где или како — кад год помислите на нешто што треба да урадите, снимићете то у своје „Примљено“.
• Разјасните^(Clarifying) те идеје тако што ћете их разложити на задатке, доделити им приоритет и дати им рок ако сте спремни да ускоро радите на њима.
• Организовање^(Organizing) задатака тако што ћете их ставити у канту до које ћете на крају доћи, на основу приоритета. Ако ускоро планирате да радите на задатку, такође ћете га додати у свој календар (а Тодоист^(Todoist) вам може помоћи да то аутоматизујете).
• Прегледајте^(Reviewing) сваку „канту“ и померајте све те организоване идеје на лествици док оне најхитније не уђу у ваш календар и ваше време фокуса.
• Укључите^(Engaging) своју пуну пажњу на оне задатке који су коначно стигли пред вама, у време које сте заказали.

Не само да вам ГТД^(GTD) помаже да будете продуктивнији и организованији, већ вам такође може помоћи да дођете до Инбок Зеро^{(Inbox Zero)} (нема више е-порука у пријемном сандучету), јер никада нећете одлагати^{(never procrastinate)} долазне е-поруке. Све ћете одмах обрадити користећи ГТД^(GTD) систем изнад.

Како изградити Тодоист ГТД структуру^{(Todoist GTD Structure)}

Сада када знате основне принципе ГТД^(GTD) -а, хајде да поближе погледамо како Тодоист^(Todoist) може помоћи.

Прва ствар коју ћете желети да урадите је да креирате нову структуру надређених пројеката у Тодоист^(Todoist) -у која садржи све канте за организовање ваших различитих долазних задатака.

Ове корпе (надређене фасцикле) укључују:

• Пријемно сандуче^(Inbox) : Овде улазе све те долазеће идеје. Када добијете е-поруку која захтева радњу, радњу ћете ставити овде и одмах архивирати имејл. Ако на састанку добијете неку радњу, ту ставку ћете ставити овде. Све на чему треба да предузмете, иде директно у пријемно сандуче^(Inbox) .

Напомена^(Note) : Тодоист има подразумевани одељак пријемног сандучета^(Inbox) , тако да нећете морати да га креирате ручно.

Следећих неколико фасцикли пројекта које ћете креирати су места у које ћете премештати ставке током ваших дневних сесија разјашњења^(Clarifying) и организовања на крају дана. ^(Organizing)Ови укључују:

• Ове недеље^{(This Week)} : Ставке на којима желите да радите одмах, током текуће недеље, ући ће у овај пројекат. Када их ставите овде, доделићете и рок. Ако интегришете Тодоист^(Todoist) са својим календаром, Тодоист^(Todoist) ће га аутоматски додати у ваш календар уместо вас.

• Следеће недеље^{(Next Week)} : Ставке из вашег пријемног сандучета које желите да урадите ускоро, али нису толико хитне да их морате обавити ове недеље, ући ће у ваш пројекат следеће недеље^(Week) . Није потребан рок.

• Овај месец^{(This Month)} : Ставке које желите да урадите прилично брзо, али можете да сачекате недељу или две, биће укључене у овај пројекат. Ни овде немојте прилагати рок.

• Следећи месец^{(Next Month)} : Задаци које желите да урадите на крају, али знате да могу да чекају доста времена, ићи ће у фасциклу Следећи месец^(Month) без рока.

Постоје још два пројекта која ћете морати да креирате за посебне задатке. 

• Понављајућа подручја фокуса^{(Recurring Areas of Focus)} : Ово су ствари које морате редовно да радите у вези са циљевима који су вам важни, као што је похађање онлајн часа сваког месеца.

• Рутине^(Routines) : Ово су задаци који можда нису повезани са вашим циљевима, али које морате да радите сваке недеље, као што су вежбе или састанци клуба.

Изградња понављајућих задатака

Сигурно морате да имате гомилу ствари које морате да радите сваки дан или сваке недеље. Избаците их из ума тако што ћете их додати у свој пројекат Понављајућих области фокуса^{(Recurring Areas of Focus)} (ако су повезани са циљевима који су вам важни).

Такође се препоручује да укључите Понављајућа подручја ^(Areas)фокуса^(Focus) као подпројекат ове недеље^(Week) .

Све задатке који се понављају који су само део вашег живота, али не покрећу ваше животне циљеве, додајте их у пројекат Рутине^(Routines) .

Не заборавите^(Remember) да додате рокове за све ово и означите их као понављајуће. На овај начин ће се аутоматски појавити у вашим одељцима Тодаи^(Today) и Упцоминг^(Upcoming) Тодоист, а да не морате ништа да радите.

Коришћење вашег пријемног сандучета

Током недеље, како се појаве нови проблеми са којима морате да се бавите, само их баците у своје Тодоист пријемно сандуче^(Inbox) . 

На овај начин избегавате да вас ометају и знате да нећете заборавити да се бавите овим задацима касније када будете имали времена.

Сваке недеље у исто време одвајаћете око 20 до 30 минута да обрадите пријемно сандуче^(Inbox) . Током овог времена, само радите један по један и одлучите колико је важно да се тај задатак уради иу ком временском оквиру.

На пример, знам да желим да поправим шпил на крају, али још увек је зима^(Winter) . Дакле, померићу тај задатак на Long Term / On Hold . 

Следеће, знам да морам да одем на годишњи лекарски преглед, али овог месеца сам заузет и неће бити важно ако чекам следећи месец да га закажем. Тако да ћу то пренети на пројекат следећег месеца^{(Next Month)} .

Коначно, знам да желим да урадим чланак Онлине-Тецх-Типс.цом ове недеље. Тако да одредим дан и време током недеље када желим да то урадим.

Затим преместите тај задатак у пројекат ове недеље^{(This Week)} .

Успео сам да обрадим ове три ставке које сам додао у пријемно сандуче^(Inbox) током дана за око пет минута. 

Знам да их нећу заборавити јер су сада у мом организованом ТоДоист ГТД^{(ToDoist GTD)} систему. Све је додељено за недељу и не морам да размишљам ни о чему осим о напорном раду на сваком задатку када се појави у мом календару^{(up on my calendar)} .

Управљање овом недељом

Како дођете до краја сваке недеље, приметићете да ће ваш пројекат ове недеље^(Week) на крају испразнити активне ставке.

Подесите^(Set) време сваке недеље (обично крај дана у петак^(Friday) или неко време током викенда) да бисте преместили задатке из пројекта следеће недеље^{(Next Week)} у пројекат ове недеље^{(This Week)} . Доделите^(Assign) рокове када то урадите.

Поновите ово за ставке у фасциклама Овај месец^(Month) , Следећи месец^{(Next Month)} и Long Term / На чекању .^(Hold)

Запамтите^(Remember) : не морате да померате ставку ако вам и даље није хитна. Такође можете да избришете задатке за које сте одлучили да вам више нису битни.

Не заборавите да останете фокусирани

Ево најважнијег принципа који све ово спаја и чини да ГТД^(GTD) систем функционише.

Пошто трошите само мале блокове времена на обраду свих идеја и задатака који се убацују у пријемно сандуче^(Inbox) , преостало вам је преостало време које сте доделили у свом календару да заиста обавите посао.

То значи да током дана користите само своје данашње и надолазеће^(Upcoming) области у Тодоист^(Todoist) - у (заједно са вашим календаром^(Calendar) ) и да радите током дана да бисте завршили и прецртали те задатке.

Знате да сте доделили само задатке које можете да обавите за један дан, јер их је Тодоист^(Todoist) аутоматски додао у ваш календар. Ако вам је дан пун, не можете доделити више. Када вам је недеља пуна, не можете ништа друго да преместите у пројекат ове недеље^(Week) .

ГТД^(GTD) функционише јер вам избацује неред из главе у „систем“. Ослобађа ваше мисли тако да можете да усредсредите свој ум на задатак који вам је при руци — и да завршите ствари^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Gettіng Things Done GTD expert, or you’re just starting to learn about the GTD рrocеss, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Како Тодоист Канбан плоче могу побољшати продуктивност

• 4 бесплатна услужна програма за подешавање миша и повећање продуктивности

• 3 начина да снимите фотографију или видео на Цхромебоок-у

• Како открити софтвер за праћење рачунара и е-поште или шпијунирање

• Демистификована технологија равног екрана: ТН, ИПС, ВА, ОЛЕД и још много тога

• 4 начина да пронађете најбоље Интернет опције (ИСП) у вашој области

• ДВИ вс ХДМИ вс ДисплаиПорт – шта треба да знате

• Како вратити новац за игру на Стеам-у

• Како да укључите или искључите Цапс Лоцк на Цхромебоок-у

• Како поделити клип у Адобе Премиере Про

• Како пронаћи рођендане на Фејсбуку

• Како уметнути емоји у Ворд, Гоогле документе и Оутлоок

• Како учинити Спотифи гласнијим и бољим звуком

• Како претраживати Фацебоок пријатеље по локацији, послу или школи

• Шта је Дисцорд Стреамер режим и како га подесити

• Дисцорд се не отвара? 9 начина да се поправи

• Како да поправите Диснеи Плус код грешке 83

• Како направити снимак екрана на Стеам-у

• Како послати анонимну текстуалну поруку којој се не може ући у траг

• Шта значе БЦЦ и ЦЦ? Разумевање основног језика е-поште