Некада је тимска сарадња на документима била дуготрајна и заморна. Једна особа би написала нацрт, дала нацрт неком другом да унесе измене, поново прочитала измене и одлучила да ли да их прихвати, предала документ неком другом на уређивање и тако даље. Данас^(Nowadays) је дељење докумената једнако лако као и њихово писање, а многи људи могу лако да раде на истом документу. Пакет програма Мицрософт Оффице^{(Microsoft Office)} -а дизајниран је за тимски рад, али неће свима то у почетку бити инстинктивно. Овде би књига као што је Тимска сарадња, Коришћење Мицрософт Оффице-а за ефикаснији тимски рад^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} могла бити прави драгуљ. Да ли ова књига испуњава обећање из наслова? Као дугогодишња Канцеларија^(Office)корисника, занимало ме је да сазнам. Хајде да видимо шта сам открио.

Ова књига је дизајнирана за посао

Од самог почетка је јасно да је ова књига намењена људима који раде у пословном окружењу, а посебно предузећима. Такође је за људе који су већ упознати са недавним издањима Оффице-а^(Office) (од увођења траке) и којима није потребан водич о основама. Претпоставља се да читач има Оффице 2013^{(Office 2013)} и то показују илустрације.

Књига почиње дискусијом о концептима укљученим у тимски рад (динамика тима, вођство примером и тако даље) која је, нажалост, сува као у уџбенику, никада не користи једну реч тамо где их има десетак. Чини се да аутор жели да буде сигуран да је свака појединачна очигледна тачка покривена суморним детаљима. Мислим да нећу бити сам у читању параграфа за параграфом и желећи да он већ настави са тим.

Сарадња у канцеларији

Прво поглавље које заправо говори о сарадњи са Оффице-^(Office) ом детаљно описује коришћење СхареПоинт^(SharePoint) - а. Коришћење СхареПоинт^(SharePoint) - а захтева претплату на Оффице 365 Смалл Бусинесс Премиум^{(Office 365 Small Business Premium)} или виши ниво. Већи део СхареПоинт^(SharePoint) одељка је дизајниран за људе који администрирају СхареПоинт^(SharePoint) сајтове, а аутор се слаже да корисницима који нису администратори информације могу бити занимљиве, али неће моћи много да ураде са њима. Нема сумње да је СхареПоинт^(SharePoint) фантастично потпуна услуга, а ако предузеће већ има претплату на Оффице 365 Смалл Бусинесс Премиум , ^{(Office 365 Small Business Premium)}СхареПоинт^(SharePoint)је директно уграђен. Опис како да у потпуности конфигуришете СхареПоинт^(SharePoint) тако да одговара посебним потребама тима је детаљан и добро илустрован.

Међутим, цена претплате може бити превисока за многа предузећа. А фокус на администрирању СхареПоинт^(SharePoint) локација губи много простора. Предузеће које је ушло у СхареПоинт^(SharePoint) готово ће сигурно имати своје обучене администраторе и сопствене политике. Следећи одељак описује тимски рад преко Оутлоок^(Outlook) -а, али опет, фокус је на почетку на повезивању Оутлоок^(Outlook) - а са СхареПоинт^(SharePoint) локацијом компаније. Када књига почне да описује сарадњу преко ОнеНоте^(OneNote) - а, она постаје вреднија за просечног корисника.

Књига описује како да повежете Оутлоок^(Outlook) са ОнеНоте^(OneNote) -ом и како да се уверите да су тимски распореди, поруке и календари синхронизовани са дељеним бележницама. Функција календара би требало да буде посебно корисна за праћење различитих пројеката и за осигурање да нема сукоба у распореду.

Постоји одељак који описује тимску сарадњу са Линц^(Lync) -ом , али би то било од интереса само за људе чија предузећа користе Линц Сервер^{(Lync Server)} и која су га лиценцирала за коришћење од стране својих запослених.

Синхронизација и сарадња

Поглавље под називом „Праћење дискусија и идеја“^{("Keeping track of discussions and ideas")} обједињује упутства за тимско коришћење ОнеНоте^(OneNote) -а и Линц^(Lync) -а . Фокус је на ОнеНоте^(OneNote) -у и објашњава како да делите документе преко Оутлоок^(Outlook) - а и других Оффице^(Office) апликација и како да креирате дељене фасцикле и листе. Овде се тимска сарадња, коришћење Мицрософт Оффице-а за ефикаснији тимски рад^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} коначно своди на корисност за већину људи – на половини књиге. Поред најчешћих задатака сарадње, овај одељак такође укључује опис шаблона, референци, дељење страница путем е-поште и коришћење резервних копија. Постоји кратко помињање које људи не морају нужно иматиОутлоок^(Outlook) за примање дељених ставки.

Постоје поглавља посвећена сарадњи са Вордом^(Word) , Екцелом^(Excel) и ПоверПоинтом^(PowerPoint) . Књига имплицира да се оваква сарадња може остварити само са Оффице 2010^{(Office 2010)} или новијим верзијама, што није сасвим тачно. Новије верзије дозвољавају више људи да раде на истој датотеци у исто време. Али ако та истовремена употреба није неопходна, открио сам да ће Оффице 2007^{(Office 2007)} (који ја користим) бити једнако добар. Аутор претпоставља да ће ови заједнички документи бити доступни преко СхареПоинт^(SharePoint) -а или SkyDrive/OneDrive . Алатке доступне на СхареПоинт^(SharePoint) - у су много опсежније и разноврсније од оних у ОнеДриве- у^(OneDrive). Праћење^(Tracking) промена је доступно у Ворд-^(Word) у веома дуго. Многи људи који су раније сарађивали на документима знаће како се то ради. Ипак, опис у књизи ће бити користан за новајлије и добар подсетник за искусније сараднике. Исто важи и за напомене у Екцел^(Excel) -у и заједничко коришћење ПоверПоинт^(PowerPoint) -а .

Коначно, СкиДриве/ОнеДриве

Последње поглавље објашњава како се може остварити сарадња на СкиДриве^(SkyDrive) -у (који се сада зове ОнеДриве^(OneDrive) ). Пошто је ово најпрактичнији метод за толико људи, мислим да је требало прво да буде представљен. Овде у 7 туторијала^{(7 Tutorials)} уредништво сарађује преко ОнеДриве-^(OneDrive) а и Гоогле диска^{(Google Drive)} , тако да знамо колико везе са ОнеДриве-ом^(OneDrive) могу бити вредне. Књига говори о Оффице веб апликацијама^{(Office Web Apps)} (сада се зову Оффице Онлине^{(Office Online)} ) и наводи карактеристике и ограничења апликација. Ова књига је била заштићена ауторским правима 2012, пре него што је Оффице Онлине^{(Office Online)} преименован и ажуриран.

Пресуда

Тимска сарадња, коришћење Мицрософт Оффице-а за ефикаснији тимски рад^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} је дизајниран за пословне кориснике и ИТ администраторе који треба да подесе Схарепоинт^(Sharepoint) . Много тога ће бити ирелевантно за људе који немају приступ корпоративним СхареПоинт^(SharePoint) или Линц^(Lync) серверима и који не администрирају СхареПоинт^(SharePoint)сајтови. Стил писања је сув, разноврстан и досадан, а сам материјал је помало застарео. Чак и људи који су у циљној публици можда неће бити задовољни тиме. Ова књига једноставно није дизајнирана за просечног читаоца и њен тон не позива људе да је прочитају. Постоје и друге, боље књиге које објашњавају дељење докумената и сарадњу, које имају додатну предност што служе као много боље, много детаљније референце на Оффице^(Office) уопште. Нема потребе да проводите толико времена на СхареПоинт^(SharePoint) - у, који се заправо не односи на сарадњу, већ на администрирање Мицрософт -а^(Microsoft)'с платформа за сарадњу за предузећа. Пре него што га купите, препоручујемо вам да погледате његов садржај и поглавље о бесплатном узорку и још једном проверите да ли заиста дели оно што треба да научите. У супротном, најбоље је да се клоните ове књиге.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

Іt used to be that team collaboration on documents was time-consuming and tedious. One person would write a draft, give the draft to someone else to make changes, re-rеad the changes and dеcide whether to accept them, hand the document to someоne else to edit, аnd so on. Nowadays sharing dоcυments is every bit as easy as writing them, and many people can еasily work on the same document. Microsoft Office's sυіte of programs is deѕigned for teamwork, but not everyone will fіnd it instinctive at first. This іs where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Рецензија књиге - Мицрософт Оффице 2010 Инсиде Оут

• Рецензија књиге - Мицрософт Оффице 365 за лутке

• Рецензија књиге - Мицрософт Оффице Профессионал 2010 корак по корак

• Рецензија књиге - Мицрософт Оффице Инсиде Оут: издање 2013

• Рецензија књиге - Виндовс 7 и Оффице 2010 за лутке, пакет књига + ДВД

• Приказ књиге – Оффице 2013: Приручник који недостаје

• Рецензија књиге - Виндовс 8.1 Корак по корак, Циприан Русен & Јоли Баллев

• Рецензија књиге - Виндовс 7 је покренут

• Рецензија књиге - Мицрософт Оффице Профессионал 2013 корак по корак

• Рецензија књиге – Рачунарство са Виндовс 7 за старије и мудрије

• Рецензија књиге - Виндовс 8 Сецретс

• Како одабрати или истаћи текст у Виндовс-у

• Рецензија књиге - Виндовс 8 за лутке, Анди Ратхбоне

• Рецензија књиге - Мицрософт Оффице 2010 за лутке

• Рецензија књиге - Виндовс 7 Плаин & Симпле

• Рецензија књиге - Мицрософт Екцел 2010 корак по корак

• Рецензија књиге - Виндовс 7 за лутке

• Рецензија књиге - Виндовс 8.1 Инсиде Оут, Тони Нортхруп

• Рецензија књиге - Виндовс 8 Инсиде Оут, Тони Нортхруп

• Рецензија књиге - Виндовс ПоверСхелл 3.0 први кораци, Ед Вилсон