Мислим да је сигурно рећи да су скоро сви који су морали да користе е-пошту на послу користили Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} . Био сам један од многих људи који су о томе научили довољно да се снађу, и никада о томе нису размишљали као о било чему више од програма за е-пошту који такође може да штампа календаре. Мој шеф је знао мање о Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} -у од мене, па сам јој увек штампао календаре одељења. Дакле, замислите моје изненађење када сам видео наслов ове књиге! Користите Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} за управљање временом и организацију? Ово сам морао да видим. Да ли га на тај начин могу користити чак и људи са само основним вештинама? Био сам веома нестрпљив да сазнам.

НАПОМЕНА:^(NOTE:) Књигу ћу од сада па надаље називати „ Ефективно управљање временом^{(Effective Time Management)} “ – што ми одузима мање времена и мог и вашег.

Није потребна стручност

Увод је био веома охрабрујући. Да, ова књига је за људе са само основним Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} вештинама. Аутори траже од читаоца да разуме основе, јер ово није књига типа „како користити Мицрософт Оутлоок почевши од првог” . ^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")}Једини део Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} - а који ће бити објашњен „од првог клика“^{("from the very first click")} су Задаци^(Tasks) , јер то је део који већина људи или није користила или није користила у великој мери. Аутори кажу да је књига и за искусни Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)}корисника, јер представља систем организације и управљања временом који је бољи и ефикаснији и може показати чак и најискуснијем кориснику како да извуче још више од софтвера. Са оваквим уводом, желео сам да прочитам више.

Свако поглавље почиње прегледом како проблеми почињу, након чега следи одељак под називом "Let's get started and change this!"и завршава се одељком „Ти пробаш“^{("You try it")} који резимира оно што је поглавље научило и пружа читаоцу вођени обилазак онога што треба да се уради. Једна од најбољих ствари у вези књиге је то што није везана за једну конкретну верзију. Овде постоје упутства за Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} 2003, 2007 и 2010, тако да нико неће бити искључен.

Не дави се у е-пошти

Свиђа ми се слика „поплаве е-поште“ у којој књига жели да нас све спречи да се не утопимо. За многе људе то је једини начин да се то опише. Видео сам људе како причају о стотинама или хиљадама е-порука које још увек стоје у њиховом пријемном сандучету и да их све више стиче. Не постоји начин на који било ко може да прочита сву ту е-пошту—потребан им је солидан, ефикасан начин да се изборе са оним што је већ ту и спречи да се поново гомила. И, наравно, ако се почне са „поплавом“ е-поште, стављање ситуације под контролу неће се десити у трену. Мора постојати план корак по корак. То је управо оно што Ефикасно управљање временом^{(Effective Time Management)} излаже. Аутори идентификују главне узроке проблема (као што је ометање, клик на „Одговори свима,“^{("Reply All,")}и да немате систем за рад са долазном поштом), а затим водите читаоца кроз кораке неопходне да се ухвати у коштац са оним што је већ ту и подесите систем тако да се то више не дешава. Заиста мислим да ће свако ко одвоји време да прочита овај одељак и послуша савете аутора (и, што је најважније, држи се њиховог система) да то функционише. Они су искрени о томе колико ће читалац морати да промени своје понашање како би довео ствари у ред и зашто је неопходно направити те промене. Сваки неопходан корак (као што је искључивање обавештења, одвајање блокова времена за рад са е-поштом и остављање потпуно самог у свако друго време, и креирање подсетника, задатака,^{(Microsoft Outlook)}. Они говоре о креирању сопственог скупа фасцикли и означавању важних порука како их не бисте занемарили, што је нешто за шта бих волео да сам знао када сам користио Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} на послу. Постоје детаљна упутства за подешавање правила тако да се поруке аутоматски сортирају у одговарајуће фасцикле. То, више од било чега другог, може помоћи да се укроти неред у пријемном сандучету и да се људи фокусирају на оно што је заиста важно.

Држите своје приоритете тачно

Одељак о коришћењу задатака^(Tasks) за постављање приоритета такође долази до тачке и користи пример фиктивног, вечито неорганизованог радника да покаже како ометање може имати озбиљне последице. Затим се читалац води кроз неколико метода за одређивање који су задаци заиста важни, а који треба да имају предност у односу на друге. Ово је нешто са чиме већина људи има проблема — да открију шта је заиста важно, а шта се може мало одложити док се задаци највишег приоритета решавају. Аутори наглашавају важност записивања ствари. Ово је кључни концепт у неколико добро познатих система управљања временом, и то с правом. Данас једноставно имамо превише тога да имамо на уму, а чак ни Ајнштајн^(Einstein) не би могао све да управља. Писање^(Writing)ствари доле су кључ. Аутори иду даље од једноставног чина писања и објашњавају како и зашто људи треба да имају написане планове. Они признају да почетак израде писаних планова није једноставан задатак када то раније нисте урадили, и објашњавају зашто је то неопходно за добро управљање временом. Ефикасно управљање временом^{(Effective Time Management)} описује једноставан систем за постављање састанака и задатака (и јасно објашњава разлику између њих) и за подешавање приказа, филтера и категорија како бисте били сигурни да можете брзо и ефикасно пронаћи управо оне информације које су вам потребне.

Категорије, задаци и време

Прва поглавља у књизи углавном се баве оним што Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} може да уради на радном месту. Почевши од поглавља „Како да добијете више времена за оно што је битно уз ефикасан недељни планер“^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} , аутори настављају да описују како се Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} може користити и за планирање нерадног времена. Они пролазе кроз неопходне кораке за постављање категорија и означавање боја ако желите, како би помогли у постављању приоритета и организовању задатака. Они наглашавају важност недељног планирања и укључивања времена за личне ствари као што су вежбање и образовање као део укупног плана. У почетку може изгледати чудно стављати личне, нерадне активности у Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)}недељни план на послу, али аутори јасно објашњавају зашто је то заправо веома добра идеја, наглашавајући важност равнотеже у професионалном и личном животу. Они узимају у обзир чињеницу да не дозвољавају сва радна места приватно планирање и да немају сви приступ свом радном рачунару изван канцеларије, и дају стратегије за решавање овога. Јасно је да они добро разумеју не само свој предмет, већ и стварност на радном месту.

Планирање у стварном животу

Прича о измишљеном неорганизованом раднику наставља се у поглављу о планирању из стварног живота. Већина људи заправо не зна колико ће времена трајати било који задатак јер је то веома редак задатак који стоји сам. Пут до канцеларије такође укључује време за долазак до аутомобила, паркирање аутомобила и одлазак до радног места, а многи људи размишљају само о стварном времену вожње. Људи се ометају или се дешавају ствари које доводе уобичајени радни дан у потпуни неред. Људи раде оно што желе и некако успевају да не раде ствари које не желе (што свима квари све у зависности од тога да ли је посао обављен). У овом одељку, аутори заиста добро сагледавају људску природу и показују како ефикасан дневни план може учинити да све тече много лакше. Тачно праћење времена потребног за сваки задатак је кључно овде. Нема више процена или основних цифара — стварна количина времена за сваки задатак од почетка до краја. У суштини, аутори желе да читалац креира базу података о времену, тако да уместо да је само погађа или крила, читалац може да потражи стварну количину времена за било који дати задатак и планира у складу са тим. Такође траже од читаоца да процени своје„Сати продуктивности“,^{("Productivity Hours,")} оно доба дана када људи функционишу најбоље што могу, и сопствени „Сати сметњи“,^{("Disruption Hours,")} оно доба дана када ће највероватније бити прекинути. Затим су поставили план за заказивање блокова времена без прекида током сати на врхунцу продуктивности, и признају да се то неће догодити преко ноћи јер по дефиницији други људи морају бити обучени да вас не ометају док радите. И наглашавају важност изградње у „бафер времену“, тако да ако ствари потрају дуже од очекиваног, остатак дана не буде потпуно поремећен.

Састанак, састанак, ко има састанак?

Чини се да су састанци животна чињеница у послу и могу бити огромни губици времена и убице продуктивности. Ефикасно управљање временом^{(Effective Time Management)} то признаје и детаљно објашњава како да подесите састанке преко Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} -а и да ускладите време састанка са другима. Њен највреднији савет, међутим, може се сажети у изјаву „Најбољи састанци су они који се не одржавају“.^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}Састанци одводе људе од посла, прекидају ток посла, превише се ослањају на то да ће сви бити у могућности да се појаве и учествују на смислен начин и заправо коштају компанију јер су људи на састанцима уместо да раде свој посао. Дакле, након што су објаснили како да се подесе захтеви за састанке, аутори предлажу да се састанци заказују само ретко, а да се други начини комуникације (као што су Виндовс Ливе Меетинг^{(Windows Live Meeting)} или конференцијски позиви) користе што је више могуће. Ако су састанци неопходни, постоји план да се они одвијају глатко и дају боље резултате. Ово покрива све основе и требало би да повећа продуктивност свих и да изгуби минималну количину времена. То би био одличан ресурс за свако радно место.

Мање папира, већа продуктивност

Многи људи и даље радије држе своје податке на папиру (морам признати да сам један од тих људи). Али папиру је лако изгубити траг и погрешити га, а после неког времена, сама маса папира постаје толико незграпна да би се исто тако могла послати у дробилицу. Ефикасно управљање временом^{(Effective Time Management)} поставља метод за ефикасно вођење белешки и ефикасно праћење електронских датотека. Аутори предлажу да читалац користи Мицрософт ОнеНоте^{(Microsoft OneNote)} , али признају да он није укључен у многе верзије Мицрософт Оффице-а^{(Microsoft Office)} (посебно у старија издања) и да се мора купити засебно, што многи људи не могу да приуште. Волео бих да су аутори понудили неке предлоге за алтернативе за Мицрософт ОнеНоте^{(Microsoft OneNote)}, пошто је очигледно веома користан програм и може се ефикасно интегрисати са Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} -ом . Ефикасно управљање временом^{(Effective Time Management)} води читаоца кроз коришћење Мицрософт ОнеНоте^{(Microsoft OneNote)} -а да прави белешке, прави планове, поставља календаре и поставља структурирани и организован систем за праћење свега. То јасно показује предности коришћења електронских белешки и датотека уместо папира. Морам признати да сам почео другачије да размишљам о свим својим фасциклама пуним белешки и исписа након што сам прочитао ово поглавље, и почећу да тражим да набавим Мицрософт ОнеНоте^{(Microsoft OneNote)} или неки други сличан програм који ће ми помоћи да ефикасније пратим ствари.

Сумирајући све

Ефикасно управљање временом^{(Effective Time Management)} завршава се кратким поглављем под називом „Како заиста имати користи од ове књиге“^{("How to truly benefit from this book")} које ставља сва претходна поглавља у перспективу и објашњава најбоље начине да почнете да користите Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} и Мицрософт ОнеНоте^{(Microsoft OneNote)} да бисте се организовали у свом професионалном и личном животу. Аутори јасно стављају до знања да не очекују да ће се организација десити преко ноћи и не очекују да ће се то догодити без одлучности читаоца да то учини. Али они такође објашњавају зашто је више него вредно времена и труда да се следи њихов план. Чак и ако неко не користи Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)}, овај план може да функционише. Постоје и други програми који нуде приближно исте функције, можда не у тако згодном пакету, али су ипак употребљиви. Разумем да је фокус књиге на Мицрософт Оутлоок^{(Microsoft Outlook)} -у и Мицрософт ОнеНоте^{(Microsoft OneNote)} - у, али мислим да би било корисно за ауторе да предложе неколико других програма који би се могли користити за праћење истог система чак и без пуне копије Мицрософт Оффице^{(Microsoft Office)} -а при руци . Међутим, то је само мали предлог и сигуран сам да свако ко је заинтересован да прати овај систем може да га натера да ради са било којим софтвером који има при руци.

Пресуда

Ефикасно управљање временом^{(Effective Time Management)} је заиста за свакога. Сви можемо имати користи од проналажења равнотеже у свом професионалном и личном животу, од ефикаснијег коришћења времена и од најбољег коришћења алата које имамо при руци. Чак и људи који су сигурни да имају све под контролом могу овде пронаћи корисне предлоге. Аутори јасно разумеју и софтвер и људску природу и приступају корак по корак и објашњавају зашто ће оно што описују функционисати. Драго ми је што сам добио прилику да прегледам ову књигу, јер сада могу да почнем да спроводим њен план како бих ефикасније управљао својим временом.

Book Review - Effective Time Management

I think іt's safe to say that nearly everyone who's had to use email on the job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

Related posts

• Рецензија књиге - Виндовс 8.1 Тхе Миссинг Мануал, Давид Погуе

• Рецензија књиге - Виндовс 8 Инсиде Оут, Тони Нортхруп

• Рецензија књиге - Виндовс 8 Оут оф тхе Бок, Мике Халсеи

• Рецензија књиге - Виндовс 8 корак по корак, Циприан Русен & Јоли Баллев

• Рецензија књиге - Умрежите своје рачунаре и уређаје, корак по корак

• Рецензија књиге - Виндовс 8 Плаин & Симпле, Нанци Муир

• Рецензија књиге – Рачунарство са Виндовс 7 за старије и мудрије

• Рецензија књиге - ВордПресс за лутке

• Рецензија књиге - Књига смелости, Карла Шродер

• Рецензија књиге - Виндовс 8.1 Инсиде Оут, Тони Нортхруп

• Рецензија књиге - Бежично кућно умрежавање за лутке

• Рецензија књиге - Мицрософт Оффице Инсиде Оут: издање 2013

• Рецензија књиге - Виндовс 7 визуелни брзи савети

• Рецензија књиге - Мицрософт Оффице 2010 за лутке

• Рецензија књиге – Гоогле+ Тхе Миссинг Мануал

• Рецензија књиге - Водич за штреберке за Виндовс 8

• Рецензија књиге - Виндовс 7 је покренут

• Рецензија књиге - Виндовс 7 и Оффице 2010 за лутке, пакет књига + ДВД

• Рецензија књиге – Научите се визуелно Виндовс 8

• Рецензија књиге - Виндовс 7 Инсиде Оут, Делуке Едитион