У вашем професионалном животу е-пошта је вероватно једно од најважнијих средстава комуникације. Радиш то свакодневно и ако си нешто попут мене, давиш се у томе.

Наравно, можете посветити одређени сат или два дневно посебно за управљање вашом е-поштом. Али ако потрошите 10 минута или дуже на сваки одговор, е-пошта ће ускоро преузети цео дан – а искључивање Гмаил^(Gmail) обавештења вас неће спасити.

Зато је од суштинске важности да научите да пишете професионалне е-поруке које добијају одговоре И^(AND) које не захтевају више од неколико минута за писање. Срећом, данас не морате бити велики писац или гуру продуктивности да бисте то постигли. Све је у проналажењу праве стратегије и скупа алата за њу. 

Подесите шаблоне е-поште (конзервирани одговори)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Креирање шаблона е-поште је одличан начин да уштедите време за оне који често добијају иста питања или коментаре путем е-поште. Одвојите један дан да подесите унапред припремљене одговоре и више нећете морати да пишете исте одговоре десет пута дневно. И Гмаил^(Gmail) и Оутлоок^(Outlook) имају ову функцију, која ће вам помоћи да уштедите време и аутоматизујете своју е-пошту бесплатно. 

Ево како да подесите професионалне шаблоне е-поште у Гмаил^(Gmail) - у у само неколико кликова:

• Након што се пријавите на свој налог, кликните на икону зупчаника и изаберите Подешавања^(Settings) .
• Затим идите на Напредно^(Advanced) и кликните на Омогући^(Enable) поред опције Шаблони . ^(Templates)Померите^(Scroll) се до дна странице да бисте сачували промене.

• Сада можете почети да радите на сопственим шаблонима е-поште. Унесите текст који желите да сачувате у новој е-поруци. Затим кликните на три вертикалне тачке у доњем десном углу и изаберите Шаблони^(Templates) да бисте сачували нацрт као шаблон. 

Можете креирати шаблоне за одговоре који садрже дугачке пасусе, као и брзе одговоре од 2-3 реченице. Изненадићете се колико времена ће вам то уштедети у будућности. 

Мрежне е-поруке^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

У случају да ваш проблем није у коришћењу шаблона е-поште, већ у њиховом креирању, покушајте са мрежним^{(Networking Emails)} имејловима . То је веб алат са десетинама шаблона е-поште који вам могу помоћи да развијете своју професионалну мрежу. 

Креирао Ресуме Вордед^{(Resume Worded)} , мрежне^{(Networking Emails)} е-поруке су одличан ресурс за оптимизацију ваше комуникације. Неки примери шаблона које нуде укључују хладне/топле уводе, праћење са онима који не одговарају, па чак и писање захвалница. 

Сваки шаблон такође долази са корисним саветима и предлозима који могу додатно побољшати вашу комуникацију са примаоцем. 

Можете користити дугме за претрагу или прегледати листу да бисте пронашли праву е-пошту. Затим све што је преостало је да га копирате и залепите у оквир за поруке и промените неколико детаља. 

Ворд Цоунтер Плус^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Ако сте неко ко напише више од 10 е-порука дневно, неопходно је да неке од њих буду кратке и слатке. Дакле, ако често завршите са мејловима који су предугачки, можда бисте желели да размислите о коришћењу алата за бројање речи да бисте се зауставили. Цхроме проширење Ворд ^(Chrome)Цоунтер Плус^{(Word Counter Plus)} може да уради посао уместо вас. 

Истакните^(Highlight) текст у својој е-пошти и једним кликом добијте број речи и знакова које сте користили. Затим можете да наставите да пишете своју е-пошту или да је завршите пре него што постане дводелна. 

ДрафтМап^{(DraftMap)(DraftMap)}

Можете пронаћи многе сјајне алате који вам могу помоћи да боље пишете и тако скратите време које трошите на лектуру и преписивање е-поште. ДрафтМап^(DraftMap) је један од њих. Размишљајте Граммарли^(Grammarly) или Хемингваи^(Hemingway) , плус такође проверава непотребно понављање речи и помаже вам да се држите једног стила писања. 

Ово проширење за Цхроме^(Chrome) вам даје предлоге за писање у реалном времену који су означени бојама. То ће вам помоћи да избегнете употребу пасивног гласа, грешке у куцању, клишеје, као и савете о читљивости ваше е-поште. Сви предлози су засновани на правилима писања Ернеста Хемингвеја. ДрафтМап^(DraftMap) је посебно згодан јер се сви процеси одвијају у оквиру вашег оквира за композицију е-поште.

Не брините ако и даље имате истакнуте речи након што завршите са уређивањем е-поште. Прималац неће видети боје, предлози су видљиви само вама. 

Ваша е-пошта би могла бити боља^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Ваша е-пошта би могла бити боља^(Better) је онлајн алатка дизајнирана да смањи време које трошите на управљање е-поштом тако што ће вас све упознати о најбољим праксама е-поште. 

Приликом састављања професионалне е-поште следите одређена правила. На пример, да ваша порука има јасну тему или да изоставите непотребне прилоге. Изненадићете се колико често људи крше ова правила, што на крају резултира тиме да обе стране троше више времена и труда. 

Ваша е-пошта може бити боља^{(Your Email Could Be Better)} има листу од 10 уобичајених грешака. Свака од тачака долази са објашњењем и примерима како да побољшате своју е-пошту. Ово може бити од користи у случају да желите да кажете својим колегама о тим правилима, али не знате како то да урадите. Можете користити своје речи или им послати везу на Вашу е-пошту Могло би бити боље^{(Your Email Could Be Better)} да илуструјете своју поенту. 

Сви бисмо желели да наша е-пошта постане потпуно аутоматизована и да не захтева никакву пажњу. Иако то данас није баш могуће, свако мало помаже. Било да се ради о смањењу дужине е-поште или да сами одредите време када пишете, када успоставите нека правила, приметићете своја прва побољшања. 

Ако једноставно не можете да престанете да пишете дуготрајне е-поруке, можда је време да потпуно одустанете од е-поште. Покушајте да користите свог менаџера за односе са клијентима^{(Customer Relationship Manager)} ( ЦРМ^(CRM) ) или Слацк за размену порука са својим колегама . Ако ништа друго, то ће вам помоћи да мање времена проводите на е-пошти. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professionаl life email is probably one of the most important meаns of cоmmunication. You do it on a daily basіs and if you’re аnything like me, you’re drownіng in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Како да поправите грешку при писању на диск у Стеам-у

• Како заказати да се е-поруке шаљу касније

• Како спречити нежељене е-поруке да стигну у пријемно сандуче

• 3 начина да снимите фотографију или видео на Цхромебоок-у

• Како открити софтвер за праћење рачунара и е-поште или шпијунирање

• Како пронаћи рођендане на Фејсбуку

• Како да поправите грешку Стеам „Трансакција на чекању“.

• Не можете унапред заказати Убер? Ево шта да радите

• Како преузети и инсталирати Пеацоцк на Фирестицк-у

• Како направити било који жичани штампач бежичним на 6 различитих начина

• Шта је Убер оцена путника и како је проверити

• Како да се решите Иахоо претраге у Цхроме-у

• Како искључити некога на Дисцорд-у

• Како деактивирати Фацебоок налог уместо да га избришете

• Како учинити Спотифи гласнијим и бољим звуком

• Како претраживати Фацебоок пријатеље по локацији, послу или школи

• Како преузети Твитцх видео записе

• Како поделити клип у Адобе Премиере Про

• ОЛЕД против МицроЛЕД: да ли треба да сачекате?

• Како користити Дисцорд Споилер ознаке