Падајуће листе у Екцел^(Excel) -у су моћни алати. Омогућавају вам да корисницима пружите падајућу стрелицу која им, када је изабрана, пружа листу избора.

Ово може да смањи грешке при уносу података јер избегава да корисници морају директно да куцају одговоре. Екцел^(Excel) вам чак омогућава да извучете ставке за те падајуће листе из низа ћелија.

Међутим, ту се не зауставља. Користећи неке креативне начине за конфигурисање валидације података за падајуће ћелије, можете чак да креирате више повезаних падајућих листа, где ставке које су доступне на другој листи^{(available in a second list)} зависе од одељка који је корисник направио на првој листи.

За шта су добре^(Good) вишеструке повезане^(Linked) падајуће листе ?

Узмите у обзир да већина формулара на мрежи попуњава секундарне падајуће листе на основу онога што одговорите на падајућој листи испред. То значи да можете учинити своје Екцел^(Excel) листове за унос података једнако напредним као и онлајн обрасци. Модификоваће се на основу одговора корисника. 

На пример, рецимо да користите Екцел^(Excel) табелу за прикупљање информација о рачунару од корисника којима је потребна поправка рачунара^{(computer repairs)} . 

Опције уноса могу изгледати овако:

• Део рачунара^{(Computer Part)} : монитор, миш^(Mouse) , тастатура^(Keyboard) , основни систем^{(Base System)}
• Тип дела:
  • Монитор^(Monitor) : стакло, кућиште^(Housing) , кабл за напајање^{(Power Cord)} , унутрашња електроника^{(Internal Electronics)}
  • Миш^(Mouse) : Точак, ЛЕД светло^{(LED Light)} , кабл^(Cord) , дугмад^(Buttons) , кућиште
  • Тастатура^(Keyboard) : тастери, кућиште^(Housing) , мембрана^(Membrane) , кабл^(Cord) , унутрашња електроника^{(Internal Electronics)}
  • Основни систем^{(Base System)} : кућиште, дугмад^(Buttons) , портови^(Ports) , напајање^(Power) , унутрашња електроника^{(Internal Electronics)} , оперативни систем^{(Operating System)}

Као што можете видети из овог стабла, информације које би требало да буду доступне за избор за „Тип дела“ зависе од тога који део рачунара^{(Computer Part)} корисник изабере у првој падајућој листи.

У овом примеру, ваша табела може почети да изгледа овако:

Ако креирате више повезаних падајућих листа, можете користити ставку изабрану са падајуће листе у Б1 да бисте управљали садржајем падајуће листе у Б2.

Хајде да погледамо како ово можете да подесите. Такође, слободно преузмите наш пример Екцел листа са примером испод.

Направите свој изворни лист падајуће листе^{(List Source Sheet)}

Најчистији начин да подесите овако нешто је да направите нову картицу у Екцел^(Excel) -у где можете да конфигуришете све своје ставке падајуће листе.

Да бисте поставили ове повезане падајуће листе, направите табелу у којој су заглавље на врху сви делови рачунара које желите да укључите у прву падајућу листу. Затим наведите све ставке (типове делова) које би требало да буду испод тог заглавља.

Затим ћете желети да изаберете и дате назив сваком опсегу тако да када касније будете подешавали проверу ваљаности података^{(Data Validation)} , моћи ћете да изаберете исправан.

Да бисте то урадили, изаберите све ставке испод сваке колоне и именујте изабрани опсег исто као и заглавље. Да бисте именовали табелу, једноставно унесите име у поље изнад колоне „А“.

На пример, изаберите ћелије од А2^{(A2 )} до А5^(A5) и назовите тај опсег „Монитор“.

Понављајте овај процес док не добијете одговарајуће називе свих опсега. 

Алтернативни начин да то урадите је коришћење Екцел-ове функције Креирај^(Create) из избора^(Selection) . Ово вам омогућава да именујете све опсеге као што је горе наведено ручно, али једним кликом.

Да бисте то урадили, само изаберите све опсеге на другом листу који сте креирали. Затим изаберите Формуле^(Formulas) из менија и изаберите Креирај из селекције^{(Create from Selection)} на траци.

Појавиће се искачући прозор. Уверите се да је изабран само горњи ред^{(Top row)} , а затим изаберите ОК^(OK) .

Ово ће користити вредности заглавља у горњем реду за именовање сваког од опсега испод њега. 

Поставите своју прву падајућу листу

Сада је време да подесите вишеструке повезане падајуће листе. Да уради ово:

1. Вратите се на први лист, изаберите празну ћелију десно од прве налепнице. Затим изаберите Подаци^(Data) из менија и изаберите Валидација података^{(Data Validation)} на траци.

2. У прозору Валидација података^{(Data Validation)} који се отвори, изаберите Листа^(List) под Дозволи^(Allow) и у оквиру Извор^(Source) изаберите икону стрелице нагоре. Ово ће вам омогућити да изаберете опсег ћелија које желите да користите као извор за ову падајућу листу.

3. Изаберите други лист где сте поставили изворне податке падајуће листе, а затим изаберите само поља заглавља. Они ће се користити за попуњавање почетне падајуће листе у ћелији коју сте изабрали.

4. Изаберите стрелицу надоле у ​​прозору за избор да бисте проширили прозор Валидација података^{(Data Validation)} . Видећете опсег који сте изабрали приказан у пољу Извор^(Source) . Изаберите ОК^(OK) да завршите.

5. Сада, на главном листу, приметићете да прва падајућа листа садржи свако од поља заглавља са другог листа.

Сада када је ваша прва падајућа листа готова, време је да направите следећу, повезану падајућу листу.

Поставите своју прву падајућу листу

Изаберите другу ћелију за коју желите да учитате ставке листе у зависности од тога шта је изабрано у првој ћелији.

Поновите горњи поступак да бисте отворили прозор Валидација података . ^{(Data Validation)}Изаберите Листа^(List) у падајућем менију Дозволи . ^(Allow)Поље Извор^(Source) је оно што ће повући ставке листе у зависности од тога шта је изабрано на првој падајућој листи.

Да бисте то урадили, унесите следећу формулу:

=INDIRECT($B$1)

Како функционише ИНДИРЕЦТ^(INDIRECT) функција?

Ова функција враћа важећу Екцел^(Excel) референцу (у овом случају на опсег), из текстуалног низа. У овом случају, текстуални низ је име опсега који је прослеђена од прве ћелије ($Б$1). Дакле, ИНДИРЕЦТ узима назив опсега и затим обезбеђује валидацију падајућих података са исправним опсегом повезаним са тим именом.

Напомена^(Note) : Ако конфигуришете проверу ваљаности података за овај други падајући мени, а да не изаберете вредност из првог падајућег менија, видећете поруку о грешци. Можете да изаберете Да^(Yes) да бисте игнорисали грешку и наставили.

Сада тестирајте своје нове вишеструке повезане падајуће листе. Користите први падајући мени да изаберете један од делова рачунара. Када изаберете други падајући мени, требало би да видите одговарајуће ставке листе за тај део рачунара. Ово су били типови делова у колони на другом листу^{(on the second sheet)} који сте попунили за тај део.

Коришћење више повезаних^{(Multiple Linked)} падајућих листа у Екцел -у^(Excel)

Као што видите, ово је веома кул начин да учините своје табеле много динамичнијим. Попуњавајући следеће падајуће листе као одговор на оно што корисници изаберу у другим ћелијама^{(select in other cells)} , можете учинити да ваше табеле боље реагују на кориснике, а подаци много кориснији.

Поиграјте се горњим саветима и видите какве занимљиве повезане падајуће листе можете да креирате у својим табелама. Поделите^(Share) неке од својих занимљивих савета у одељку за коментаре испод.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerful tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when selеcted, provides them wіth a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Како брзо уметнути више редова у Екцел

• Како спојити податке у више Екцел датотека

• Како избрисати празне линије у Екцелу

• Како користити Екцел-ову функцију говорних ћелија

• Како уметнути Екцел радни лист у Ворд документ

• Како направити ВБА макро или скрипту у Екцелу

• Сачувајте референце ћелија када копирате формулу у Екцел-у

• Како претраживати у Екцел-у

• Како користити Екцел-ову анализу шта ако

• Напредни ВБА водич за МС Екцел

• 4 начина да користите квачицу у Екцелу

• Коришћење Екцел-овог алата за тражење циља за анализу шта ако

• Гоогле табеле у односу на Мицрософт Екцел – које су разлике?

• Основно сортирање података у једној и више колона у Екцел табелама

• Како направити тортни графикон у Екцелу

• Разлике између Мицрософт Екцел-а на мрежи и Екцел-а за десктоп

• Како поправити ред у Екцелу

• Користите Спике за исецање и лепљење више текстуалних ставки у Ворд

• Како пратити зависне особе у Екцелу

• 3 начина да поделите ћелију у Екцел-у