Мицрософт 365^{(Microsoft 365)} је недавно најавио нове функције за праћење продуктивности. Имао је за циљ надгледање података о радницима, али је покретање функције било лоше након што су људи упознати са количином корисничких података које прикупља Мицрософт тим^{(Microsoft Teams)} .

Које податке прикупљају Мицрософт тимови^{(Microsoft Teams)} ?

Мицрософт Теамс^{(Microsoft Teams)} прикупља три типа података, тј. податке о попису, употреби^{(Census, Usage, )} и извештајима о грешкама^{( Error reporting data)} . Подаци пописа нису ништа друго до стандардне информације о вашем уређају, оперативном систему и корисничком језику. Такође генерише одређени кориснички ИД који је два пута заштићен да би се избегло непотребно повезивање. Подаци пописа^(Census) у извештају о активностима корисника Теамс^{(Teams user)} -а су подразумевано прикупљени подаци и корисник их не може искључити.

Мицрософт^(Microsoft) такође прикупља податке о коришћењу који укључују број послатих порука^{(number of messages sent)} , позива^(calls) и спојених састанака^{(meetings joined)} заједно са називом организације^{(name of the organization)} . Такође помаже у праћењу грешака тако да се оне могу поправити на време. Зове се подаци о извештавању о грешци .^(Error)

Прочитајте: ^(Read:) Како да направите приватни тим и промените приватност у Мицрософт тимовима^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Извештај о активностима корисника Мицрософт Теамс-а^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Да бисте видели и уређивали извештај о активностима корисника Теамс^(Teams) -а, морате да будете администратор услуге Теамс^{(Teams service admin)} . Да бисте сазнали више о улогама администратора и дозволама, приступите улогама администратора Теамс за управљање тимом^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

У левом окну за навигацију центра администрације Мицрософт Теамс^{(Microsoft Teams)} идите на Analytics & reports > Usage reports .
Изаберите Теамс корисничка активност^{(Teams user activity )} на картици Приказ извештаја^{(View reports)} , на картици Извештај^{(Report )} .
Изаберите опсег на картици опсег података^{(data range)}
Кликните на Покрени^(Run) извештај.

Тумачење извештаја о активностима корисника Теамс-а^{(Teams User Activity Report)}

Извештај о активностима корисника Теамс^{(Teams user)} -а може се видети у последњих 7 дана, 30 дана или 90 дана^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Извештај даје преглед коришћења од стране корисника. Даје детаље о порукама канала, одговорима и објавама, детаљима организованог састанка и детаљима о учешћу у састанцима. Такође можете дати детаље о последњој активности, времену видеа и активности дељења екрана.

Овај извештај је користан за администраторе предузећа да виде увид у активности запослених користећи Теамс^(Teams) . Администратори могу да виде до 19 различитих типова података о активностима корисника. Тренутно не постоји начин да корисници одустану од прикупљања ових података од администратора својих компанија. Иако многе компаније можда нису свесне доступности таквих података.

Где се чувају тимови кориснички^{(Teams user)} подаци?

Мицрософт тимови^{(Microsoft Teams)} раде широм света иу неколико јурисдикција са различитим стандардима за начин на који се рукује подацима. У случају да желите да видите где су појединачни подаци физички ускладиштени, можете да одете у Мицрософт 365 центар администрације^{(Microsoft 365 admin center)} . Кликните на Settings > Organization profile , а затим дођите до Локација података^{(Data Location)} .

Управљање обавештењима тимова

Док радите на тимовима^(Teams) , примање неколико обавештења са сталним пинговањем у доњем десном углу екрана може бити прилично ометајуће.

Можете да преузмете контролу тако што ћете кликнути на три тачке у горњем десном углу тимова^(Teams) , изабрати Обавештења канала^{(Channel notifications)} и потпуно их искључити. Такође можете поставити нова правила тако што ћете изабрати „Прилагођено“^{(“Custom”)} .

Како Мицрософт Теамс прати вашу активност и како је зауставити

Можда ћете желети да искључите „ Све нове објаве^{(All new posts)} “, а можда и да смањите помињања канала^(Channel) , тј. када вас неко означи на каналу користећи @ име канала^(Channel) од „ Банер и фид^{(Banner and feed)} “ до „ Прикажи само у фиду^{(Only show in feed)} “.

Извештај о активностима корисника Мицрософт Теамс-а

Још једна дистракција је када сте позвани на заказани састанак или сте напустили састанак делимично, али и даље добијате обавештења сваки пут када се порука унесе у оквир за ћаскање текућег састанка.

Привремено решење за овај проблем је да промените свој статус у „ Не ометај^{(Do not disturb)} “. То можете да урадите тако што ћете кликнути на своју слику профила на главној страници тимова^(Teams) , кликнути на „ Доступно^(Available) “ и променити је у „ Не ометај^{(Do not disturb)} “.

Извештај о активностима корисника тима

Такође можете да управљате приоритетом тако што ћете отићи на Settings > Privacy , кликнути на „ Управљај приоритетним приступом^{(Manage priority access)} “ и додати имена људи од којих желите обавештења.

Прочитајте^(Read) : Мицрософт тимови падају или се замрзавају током састанака^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Контрола приступа у Мицрософт тимовима

Тимови^(Teams) вам такође пружају начин да ограничите приступ Мицрософт тимовима^{(Microsoft Teams)} тако да имате времена и простора за размишљање и рад.

То можете да урадите тако што ћете отићи на Settings > Privacy и укључити радио дугме „ Читање признаница “.^{(Read receipts)}

Можете затражити од своје организације да укључи вишефакторску аутентификацију^{(multi-factor authentication)} на вашем налогу и дода додатни слој заштите. Јака, јединствена лозинка и менаџер лозинки су неопходни за заштиту налога.

Такође можете да подесите приватне канале^{(private channels)} ако сте члан одређеног тима, дозвољавајући ограничен приступ само одређеним члановима тима. У изабраном тиму идите на одељак са каналима и кликните на три тачке. Идите на Додај канал^{(Add channel)} у оквиру Приватност^(Privacy) и изаберите Приватност^(Privacy) .

Затим можете одабрати одговарајуће људе које ћете додати у тим – до 250 људи. Само креатор канала може да додаје или уклања људе са приватног канала. Датотеке или поруке које се деле у оквиру приватног канала нису доступне никоме изван њега.

Мицрософт тимови^{(Microsoft Teams)} су стекли популарност са преласком на рад на даљину. Радници сада морају да сарађују, истовремено осигуравајући да осетљиви подаци остану потпуно безбедни и да се извештај о активностима корисника Теамс^{(Teams user)} -а не злоупотребљава. Горепоменути предлози ће вам помоћи да ваши подаци буду безбедни уз одржавање несметане комуникације. Надам се да ће вам успети.

Прочитајте следеће^{(Read next)} : Мицрософт Теамс проблем са великом меморијом и употребом ЦПУ-а.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track prоductivity. It was aimed at monitoring datа abоut workers but the feature launch backfired aftеr people were made aware of the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
Select a range under the data range tab
Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Microsoft Teams User Activity Report

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

Teams user activity report

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused. The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Jessica Gill

About the author

Ја сам софтверски инжењер са искуством у Цхроме-у и апликацијама за игре. Радио сам на решењима за прегледач Гоогле Цхроме последње 4 године и такође сам радио на играма за неколико различитих платформи. Моје вештине леже у дизајнирању, тестирању и управљању софтверским пројектима. Поред мог рада као софтверског инжењера, такође имам искуства у питањима приватности, корисничких налога и породичне безбедности.

Како Мицрософт Теамс прати вашу активност и како је зауставити

Које податке прикупљају Мицрософт тимови^{(Microsoft Teams)} ?

Извештај о активностима корисника Мицрософт Теамс-а^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Тумачење извештаја о активностима корисника Теамс-а^{(Teams User Activity Report)}