Спајање поште^(Mail) је Мицрософт Ворд^{(Microsoft Word)} функција која вам помаже да поједноставите креирање персонализованих писама, налепница, коверти, е-порука и директоријума. Пошто обједињавање поште није међу најчешће коришћеним функцијама МС Ворд^{(MS Word)} - а, неки корисници можда неће знати како да ураде спајање поште у Ворд^(Word) -у да би креирали писма, налепнице и коверте. 

Ако покушавате да уштедите време утрошено на ручно персонализовање сваког писма, етикете или других докумената, спајање поште може добро доћи. Чак и ако никада нисте покушали да креирате писмо за спајање поште, процес је прилично једноставан, а ми вас водимо кроз сваки корак у наставку.

Како направити писма за спајање поште

Мицрософт Ворд^{(Microsoft Word)} има чаробњака који вас води кроз креирање писама за спајање поште^{(creating mail merge letters)} . Чаробњак ће тражити писмо које желите да користите и примаоце писма успут, па се уверите да имате листу прималаца спремну за уметање. Ако то не учините, ништа страшно, увек можете ручно додати листу прималаца.

1. Отворите Ворд^(Word) документ и откуцајте своју поруку. Изоставите персонализоване елементе (на пример, наслов, име, град, итд.). За сада, можете само да оставите празан простор где желите да уметнете ове елементе, на пример:

1. Када је ваш шаблон спреман, изаберите Пошиљке^(Mailings) > Покрени спајање поште^{(Start Mail Merge )} > Чаробњак за спајање поште корак по корак^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} са горње траке.

1. Ново окно ће се појавити дуж десне ивице вашег МС Ворд^{(MS Word)} прозора. Ово је чаробњак који ће вас провести кроз процес. Као први корак, мораћете да изаберете тип документа на коме радите. Изаберите Слова^(Letters) и изаберите Следеће: Почетни документ^{(Next: Starting document)} .

1. Мораћете да изаберете документ који желите да користите за спајање поште у следећем.
   Ако сте већ унели неки садржај за своје писмо, изаберите Користи тренутни документ^{(Use the current document)} .
   Ако желите да користите шаблон спреман за употребу, изаберите Почни од шаблона. ^{(Start from a template. )}Када изаберете почетни документ, кликните на Изабери примаоце^{(Select recipients)} . 

1. Следећи корак је одабир прималаца. Под претпоставком да имате Екцел^(Excel) табелу попуњену подацима примаоца, можете да увезете податке тако што ћете изабрати опцију Користи постојећу датотеку^{(Use an existing file)} и изабрати Прегледај^(Browse) у следећем одељку. 

Дођите до листа који садржи листу прималаца помоћу претраживача, изаберите лист и изаберите Отвори^(Open) . 

Када изаберете лист, видећете прозор за избор табеле . ^{(Select Table)}Изаберите релевантну(е) табелу(е). Обавезно означите поље за потврду поред текста Први ред података садржи заглавља колона^{(First row of data contains column headers)} ако је то тачно за ваше податке и изаберите ОК^(OK) .

Затим ћете видети листу прималаца које ће Ворд^(Word) користити у вашем спајању. Ако све изгледа добро, изаберите ОК^(OK) . 

Када додате Екцел^(Excel) лист, изаберите Следеће: Напишите своје писмо^{(Next: Write your letter)} .

1. Сада сте спремни да додате чуваре места у своје писмо. Поставите курсор на место где желите да додате чувар места и изаберите Још ставки^{(More items )} из окна за спајање поште.

Отвориће се оквир за дијалог Инсерт Мерге Фиелд одакле можете да изаберете релевантно чувар места и изаберете Инсерт да ^{(Insert Merge Field)}бисте^(Insert) га додали свом писму.

1. Када уметнете сва поља за спајање, изаберите Следеће: Прегледајте своја слова^{(Next: Preview your letters)} .

Ово ће вам показати преглед свих писама генерисаних спајањем поште. Можете да користите дугмад са стрелицама у окну за спајање поште да бисте променили преглед слова.

1. Изаберите Следеће: Довршите спајање^{(Next: Complete the merge)} . У следећем кораку изаберите Штампај^(Print) (ако желите да одштампате сва слова) или Уреди појединачна слова^{(Edit individual letters )} > Све^{(All )} (ако намеравате да спојите слова у један документ).

Како да направите налепнице за спајање поште

Увек је добра идеја да своју мејлинг листу уредно саставите у Екцел^(Excel) листу како вам се не би завртело у глави када вам затребају нечији детаљи о е-пошти. Међутим, ако желите да одштампате налепнице, компилација Екцел^(Excel) листова га неће исећи. Уместо тога, мораћете да направите ознаке за спајање поште^{(create mail merge labels)} у МС Ворд-у.

1. Ако већ имате Екцел^(Excel) табелу са детаљима о слању, можете да пређете на следећи корак. Ако не, организујте своју мејлинг листу на Екцел^(Excel) листу. Додајте нека заглавља ( Име^{(First Name)} , Презиме, Адреса^(Address) , итд.) и сортирајте своју листу.
2. Пређите на МС Ворд^{(MS Word)} . Користите чаробњак за креирање етикета. Отворите празан документ и изаберите Маилингс^(Mailings) > Селецт Маил Мерге^{(Select Mail Merge )} > Степ-би-Степ Маил Мерге Визард^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Изаберите Ознаке^(Labels) , а затим Следеће: почетни документ^{(Next: Starting document)} . 

1. На следећем екрану изаберите Промени изглед документа^{(Change document layout)} . Затим изаберите опције етикете^{(Label options)} да бисте подесили број производа и бренд етикете.

Када изаберете ОК^(OK) , видећете ознаке наведене на вашем документу. Ако не, идите на Дизајн табеле^{(Table Design )} > Ивице^{(Borders )} и изаберите Прикажи линије мреже.^{(View Gridlines.)}

1. Вратите се на картицу Маилингс^(Mailings) у МС Ворд-у и изаберите Селецт Реципиентс^{(Select Recipients)} > Усе ан Екистинг Лист. ^{(Use an Existing List. )}

Идите до Екцел^(Excel) датотеке која садржи листу е-поште. Изаберите датотеку и изаберите Отвори^(Open) .

1. Видећете прозор за избор табеле . ^{(Select Table )}Ако имате више листова у радној свесци, овде ћете видети више од једне ставке. Изаберите ону која садржи вашу мејлинг листу. Означите поље поред текста Први ред података садржи заглавља колона^{(First row of data contains column headers,)} и изаберите ОК^(OK) . 

1. МС Ворд^{(MS Word)} увози маилинг листу. Изаберите Блок адресе^{(Address Block)} . Погледајте преглед са десне стране. 

Ако не изгледа онако како желите, изаберите Подударање поља. ^{(Match Fields. )}Уверите^(Make) се да сви детаљи одговарају одговарајућем заглављу са вашег радног листа и изаберите ОК^(OK) .

Погледајте поново преглед. Ако изгледа добро, изаберите ОК^(OK) .

1. Сада ћете видети <<AddressBlock>> у налепници. Идите на Маилингс^(Mailings) > Упдате Лабелс^{(Update Labels)} да додате <<AddressBlock>> свим ознакама.

1. Ознаке су сада спремне за спајање. Идите на Маилингс^(Mailings) > Финисх & Мерге^{(Finish & Merge )} > Едит Индивидуал Доцументс^{(Edit Individual Documents)} . 

Видећете да се појављује мали прозор. Изаберите Све^(All) , а затим ОК^(OK) .

1. Сада ћете видети све ваше ознаке спојене.

Како направити коверте за спајање поште

Прављење коверти за спајање поште је углавном исто као и за налепнице, али са неколико подешавања. 

Поново кликните на Поштанске поруке^(Mailings) > Покрени спајање поште^{(Start Mail Merge)} > Чаробњак за спајање поште корак по корак^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , али овог пута изаберите Коверте^(Envelopes) , а затим изаберите Следеће: Покретање документа^{(Next: Starting document)} одоздо.

1. Од вас ће бити затражено да изаберете почетни документ. Изаберите Опције коверте^{(Envelope options)} да изаберете величину коверте и позицију адресе за испоруку/повратну адресу (погледајте следећи корак), а затим изаберите Следеће: Изаберите примаоце^{(Next: Select recipients)} .

1. Када изаберете опције коверте^{(Envelope options)} , видећете искачући мали прозор. Изаберите жељену величину коверте и изаберите фонт и место за испоруку и повратну адресу.

1. Следећи корак у чаробњаку је одабир прималаца. Изаберите Користи постојећу листу^{(Use an existing list)} (под претпоставком да већ имате Екцел^(Excel) лист који садржи податке о примаоцима) и изаберите Прегледај^(Browse) да бисте потражили датотеку . Изаберите одговарајућу датотеку и кликните на Даље: Распоредите своју коверту^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. На следећем екрану изаберите Блок адресе^{(Address block)} , погледајте преглед да бисте се уверили да изгледа као што желите и изаберите ОК^(OK) .

Сада ћете видети <<AddressBlock>> да се појављује на коверти. 

1. Изаберите Следеће: Прегледајте своје коверте^{(Next: Preview your envelopes)} . Видећете исти преглед који сте видели у претходном кораку, али на свом документу. Можете да користите дугмад са стрелицама у окну чаробњака да бисте се пребацивали између коверти.

Ваше коверте су сада спремне за спајање. Изаберите Следеће: Довршите спајање^{(Next: Complete the merge)} .

1. На следећем екрану видећете опцију за уређивање појединачних коверти^{(Edit individual envelopes)} . Изаберите га, изаберите Све^(All) да спојите све записе и изаберите ОК^(OK) .

Сада ћете видети све коверте спојене у један документ.

Масовно штампање и слање е-поште су лаки

Коришћење обједињавања поште може вам уштедети гомилу времена које бисте иначе потрошили на прилагођавање писама, налепница или коверти. Међутим, то није све што можете да урадите са МС Ворд^{(MS Word)} -ом . Такође можете креирати честитке^{(greeting cards)} , брошуре^(booklets) и индексне картице^{(index cards)} .

Спајање поште^(Mail) постоји већ неко време, али ако желите да своје процесе учините ефикасним, Мицрософт Оффице 2019 увео је неке згодне функције^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} које бисте можда желели да погледате.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Miсrosoft Word feature that helps you streamline creating personalized letters, labels, enveloрes, emails, and a directory. Since mail merge is not among the most commonly used MS Word features, some υsers might not knоw how to do a mail merge іn Word to create letters, labels, and еnvеlopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Како направити налепнице у Ворд-у из Екцел табеле

• Како креирати и користити аутотекст у програму Мицрософт Ворд

• Како направити обрасце који се могу испунити у Ворд-у

• Како креирати и користити формуле у табелама у Ворд-у

• Како направити спајање поште у Мицрософт Ворд-у

• Како направити листу дистрибуције у Оутлоок-у

• Како пратити промене у Ворд-у (онлине, мобилни и десктоп)

• Како променити позадину у Мицрософт тимовима

• Користите Формат Паинтер у Ворд-у да копирате и налепите форматирање

• Сакриј текст и прикажи скривени текст у Ворд-у

• Како груписати радне листове у Екцелу

• Шта је Мицрософт МиАналитицс и како је користити?

• Како направити дијаграм тока у Ворд-у и Екцел-у

• Како додати заглавља и подножја у ПоверПоинт-у

• Брзо додајте садржај у Ворд документ

• 30+ најбољих Мицрософт Ворд пречица на тастатури

• Вратите Цапс Лоцк текст на нормалан у МС Ворд-у

• ОнеДриве за школу или посао: 8 савета за почетнике

• Како направити хистограм у Екцелу

• 7 најбољих додатака за Мицрософт Ворд