За алатку засновану на облаку и вебу за праћење пројеката, задатака, листа, чланова тима и још много тога, Смартсхеет.цом^{(Smartsheet.com)} нуди опсежне и флексибилне функције.

Ако размишљате да га испробате или сте се већ пријавили за бесплатну пробну верзију, максимално искористити алат значи знати шта може да уради за вас и ваш тим. Хајде да се удубимо у то како да користимо Смартсхеет^(Smartsheet) за почетнике који тек почињу.

Шта је Смартсхеет?

Ако сте икада користили апликације као што су Асана^{(like Asana)} , Мондаи.цом^(Monday.com) или сличан софтвер за управљање пројектима, Смартсхеет^(Smartsheet) је упоредив по сврси, структури и функцијама. Можете га користити сами или сарађивати са другима, креирати контролне табле за брз приступ ставкама и уживати у вишеструким приказима као што су Канбан^(Kanban) , календар и мрежа.

Смартсхеет^(Smartsheet) такође обезбеђује аутоматизоване токове посла, шаблоне за брзе почетаке, корисне извештаје, прилагођене обрасце и интеграције са другим апликацијама ради поједностављења ваших процеса.

Најбољи начин да почнете да користите Смартсхеет^(Smartsheet) је да креирате или увезете пројекат, лист или листу задатака које желите да пратите. Затим ћемо вас провести кроз карактеристике сваког алата.

Креирајте, увезите или користите шаблон

Изаберите икону центра за решења^{(Solution Center)} (знак плус) у навигацији са леве стране. Затим ћете видети опције у горњем левом углу екрана за Креирање^(Create) и увоз^(Import) .

Одаберите Креирај^(Create,) и имаћете осам опција за Мрежу^(Grid) , Пројекат^(Project) , Картице^(Cards) , Листу задатака^{(Task List)} , Образац^(Form) , Извештај^(Report) и Dashboard/Portal . Изаберите тип ставке коју желите да креирате, дајте јој име и изаберите Креирај^(Create) .

Изаберите Увези^(Import) ако имате план пројекта или лист са задацима негде другде са којим желите да почнете. Изаберите Мицрософт Екцел^{(Pick Microsoft Excel)} , Мицрософт Пројецт^{(Microsoft Project)} , Гоогле табеле^{(Google Sheets)} или Атлассиан Трелло^(Trello) . Затим пратите упутства за увоз ставке.

Ако желите да почнете са шаблоном или скупом шаблона, изаберите Прегледај сва решења^{(Browse All Solutions)} , изаберите индустрију или користите поље за претрагу^(Search) да бисте пронашли нешто специфично. 

Изаберите шаблон или поставите да бисте видели додатне информације. Затим да бисте користили шаблон^{(use a template)} , изаберите дугме Користи^(Use) .

За сет шаблона, изаберите Сазнајте више^{(Learn More)} да бисте добили све детаље о томе шта је укључено и преузели сет.

Користите Пројецт Ассистант

Ако је у питању нови пројекат са којим желите да почнете, можете користити и Пројецт Ассистант^(Assistant) . Ово вам даје предност при постављању пројекта.

У Центру за решења^{(Solution Center)} изаберите Пројецт Ассистант^{(Project Assistant)} . Именујте свој пројекат, унесите два задатка да бисте започели и додајте два подзадатка за задатак^(Task) #1.

Тада ћете видети изглед мреже^{(Grid View)} за ваш нови пројекат са задацима и подзадацима које сте унели. 

Карактеристике пројекта

Праћење вашег пројекта у Смартсхеет-^(Smartsheet) у је лако помоћу алата за управљање пројектима који су уграђени као Гантов приказ^{(Gantt View)} .

На левој страни имате места за задатак, трајање, почетак, завршетак, претходнике, додељене, проценат завршености, статус и коментаре. На десној страни је ваш Гантов^(Gantt) графикон.

Можете додати основне линије и приказати или сакрити критичну путању помоћу икона у горњем десном углу.

Изаберите икону зупчаника^(gear) да бисте отворили подешавања пројекта^{(Project Settings)} . Затим подесите поставке зависности^{(Dependency Settings)} , приказ временске^{(Timeline Display)} линије и управљање ресурсима^{(Resource Management)} .

Функције листе задатака

Листа задатака садржи управо оно што вам је потребно да пратите своје обавезе^{(track your to-dos)} од почетка до краја. 

Унесите^(Enter) назив задатка, рок, примаоца и статус. Користите колону Готово^(Done) да означите задатке завршене и одељак Коментари^(Comments) за белешке.

Цардс Феатурес

Ако вам се свиђа Канбан^(Kanban) метод управљања пројектима, можете користити распоред картица, било за себе или свој тим.

Почећете са тракама за Некатегорисано^{(Uncategorized)} , Заостало^(Backlog) , Планирање^(Planning) , У току^(Progress) и Завршено^(Complete) . Међутим, можете да промените ове ознаке према свом пројекту.

Користите знаке плус да додате карте на траке. Ваше картице могу да садрже контролну листу подзадатака, прилоге датотека, коментаре, доказе и подсетнике. Такође можете уредити подзадатке на картици у већем приказу тако што ћете изабрати икону Уреди^(Edit) (оловка).

Изаберите^(Choose) између компактног или потпуног приказа својих картица и прилагодите подешавања приказа картице^{(Card View)} помоћу иконе зупчаника^(gear) у горњем десном углу.

Грид Феатурес

Да ли користите апликације као што су Мицрософт Екцел или Гоогле Схеетс^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} за праћење ставки? Ако јесте, онда је распоред мреже^(Grid) за вас. Изгледа баш као табела са колонама, редовима и ћелијама.

Карактеристике форме

Прављење прилагођеног обрасца^{(Building a custom form)} је корисна функција за све врсте пројеката. Помоћу Смартсхеет-а^(Smartsheet) можете лако да дизајнирате образац и прилагодите његова подешавања.

Додајте^(Add) и уклоните елементе ^(Elements)обрасца^(Form) са одељком са леве стране. Затим изаберите поље обрасца да бисте прилагодили његова одређена подешавања са десне стране. На пример, можете да поставите поље као обавезно, да укључите ознаку или текст помоћи, користите проверу ваљаности и додате логику.

Подесите подешавања обрасца за Тему^(Theme) и Бренд^(Brand) , Безбедност^(Security) , Подношење обрасца^{(Form Submission)} и е-поруке за слање.

Карактеристике извештаја

Направите извештај^{(Row Report)} о редовима , збирни извештај^{(Summary Report)} или обоје. Изаберите лист или пројекат и додајте колоне. Можете додати филтере, сортирати и групирати колоне и укључити резиме на врху.

Карактеристике контролне табле

Креирањем Смартсхеет^(Smartsheet) контролне табле, можете да видите снимак свог пројекта, проверите активне ставке, видите згодан графикон или видите метрику.

Дајте назив својој контролној табли, а затим изаберите виџете које желите да користите. Видећете леп избор виџета са десне стране и једноставно изаберите један да бисте га додали. 

Када имате виџете на контролној табли, можете да прилагодите њихова подешавања. У зависности од типа виџета, можете додати и стилизирати наслов и одабрати радњу када неко кликне на виџет.

Смартсхеет навигација^{(Smartsheet Navigation)} , распоред^(Layout) и алати^(Tools)

Смартсхеет^(Smartsheet) нуди једноставан начин за навигацију кроз апликацију, као и за коришћење алата. 

Навигација левом руком

На левој страни имате главну навигацију за Почетна^(Home) страница , Обавештења^{(Notifications)} , Прегледање^(Browse) , Недавно^(Recents) , Фаворити^(Favorites) , ВоркАппс^(WorkApps) и Центар за решења^{(Solution Center)} . Када се пријавите на Смартсхеет^(Smartsheet) , изаберите где желите да почнете.

На дну изаберите икону за помоћ (знак питања) за помоћ или икону ^(Help)налога^(Account) да бисте прилагодили свој профил и подешавања.

Алати са десне стране

На десној страни су алати. Видећете их на екрану за сваку ставку коју користите, као што су пројекат, листа задатака^{(Task List)} или картице. Изузеци су Контролна табла^(Dashboard) и Извештај^(Report) . 

Када изаберете алатку, приказује се бочна трака која садржи одговарајуће ставке. Имате разговоре, прилоге, доказе^(Proofs) , захтеве за ажурирање^{(Update Requests)} , објављивање^(Publish) , евиденцију активности^{(Activity Log)} и резиме^(Summary) . 

Доступне радње на бочној траци зависе од алата. На пример, можете да видите све разговоре, оне који су непрочитани или коментаре по листу или реду. За прилоге, можете прегледати датотеку, преузети је, преименовати је или додати опис.

Топ Тоолбар

На врху сваке ставке имате додатне алате. На левој страни можете да сачувате, одштампате, поништите или поновите радњу. Непосредно поред тога, можете променити свој поглед што је прилично згодно. Пребацивање између приказа  Мрежа^(Grid) , Гант^(Gantt) , Картица^(Card) или Календар .^(Calendar)

Такође ћете видети дугмад за фонт и формат сличне онима које видите у Мицрософт Ворд^{(in Microsoft Word)} -у . Ово вам омогућава да промените стил фонта, величину или боју, промените поравнање, формат као валуту и ​​још много тога.

Додатне Смартсхеет функције^{(Additional Smartsheet Features)} и опције

Када научите основе како да користите Смартсхеет^(Smartsheet) , погледајте ове додатне функције и опције.

Дељење^(Sharing) : Заједно са разговорима у реалном времену и алатима за сарадњу^{(collaboration tools)} , можете да прилагодите подешавања дељења и дозвола за свој тим. Користите дугме Дели^(Share) у горњем десном углу да бисте видели своје опције.

Интеграције^{(Integrations)} : Повежите Смартсхеет^(Smartsheet) са апликацијама као што су Слацк^(Slack) , Гоогле Дриве^{(Google Drive)} , Гмаил^(Gmail) , ОнеДриве^(OneDrive) , Јира^(Jira) и још много тога. Да бисте видели своје опције, идите у Центар за решења^{(Solution Center)} , изаберите Прегледај сва решења^{(Browse All Solutions)} и изаберите Прикажи још додатака^{(See More Add-Ons)} у одељку Додаци.

Аутоматизовани токови посла^{(Automated Workflows)} : Аутоматизујте задатке^{(Automate tasks)} за свој пројекат или лист тако што ћете изабрати окидач и радњу. Можете да аутоматизујете ствари као што су обавештења, захтеви за одобрење, снимање датума или закључавање редова. Изаберите картицу Аутоматизација^(Automation) изнад горње траке са алаткама.

Такође можете да креирате радни простор, користите условно форматирање и проверите функционалност за креирање веб или мобилне апликације за своју компанију.

Смартсхеет^(Smartsheet) је потпуна, робусна алатка за управљање пројектима свих величина. Обавезно погледајте цене њиховог плана претплате^{(subscription plan pricing)} како бисте најбоље одговарали вама.

За сличне алате погледајте како да користите алатку Тодоист Канбан^{(use the Todoist Kanban tool)} или како да будете продуктивни са Трелло-ом^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

Fоr a cloud- and web-basеd tool for tracking projects, tasks, lіsts, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Адобе Премиере водич за почетнике

• Водич за Мицрософт планер: све што треба да знате

• Гоогле Драв: Потпуни водич за почетнике

• Која је најбоља услуга конференцијских позива – најбоље апликације у поређењу

• Аутоматски премести, избриши или копирај датотеке у Виндовс-у

• Два алата за транскрипцију за претварање звука у текст

• 9 начина да снимите игру на рачунару

• Гоогле Аппс Сцрипт Едитор: све што треба да знате да бисте започели

• Аваст Онлине Сецурити Ектенсион: Да ли га вреди користити?

• Запиер парсер е-поште: 3 креативна начина да га користите

• 3 алата за дијагностицирање и решавање проблема са вашим монитором

• Како проверити да ли је температура вашег процесора превисока

• Шта је Мицрософт Повер Аутомате и бесплатни шаблони за преузимање

• Најбољи Маркдовн уређивачи: све платформе и онлајн

• 10 најбољих додатака за приватност за Цхроме (2022)

• 5 најбољих Фирефок додатака за приватност за безбедност на мрежи

• 5 најбољих алата за ИП скенер за Виндовс, Мац, иОС и Андроид

• Најбољи услужни програми за подешавање процесора, видео картица и РАМ-а

• 4 најбоље софтверске апликације за прослеђивање портова и како их користити

• Да ли Мицрософт Виндовс Филе Рецовери ради? Тестирали смо то.