Недавно сам написао чланак о томе како да користим функције резимеа у Екцел^{(how to use summary functions in Excel)} -у да лако сумирам велике количине података, али тај чланак је узео у обзир све податке на радном листу. Шта ако желите да погледате само подскуп података и сумирате подскуп података?

У програму Екцел^(Excel) можете креирати филтере на колонама који ће сакрити редове који се не подударају са вашим филтером. Поред тога, можете користити и посебне функције у Екцел^(Excel) - у за сумирање података користећи само филтриране податке.

У овом чланку ћу вас провести кроз кораке за креирање филтера у Екцел^(Excel) -у и коришћење уграђених функција за сумирање тих филтрираних података.

Направите једноставне филтере у Екцел-у

У програму Екцел^(Excel) можете креирати једноставне филтере и сложене филтере. Почнимо са једноставним филтерима. Када радите са филтерима, увек треба да имате један ред на врху који се користи за етикете. Није услов да имате овај ред, али то чини рад са филтерима мало лакшим.

Изнад, имам неке лажне податке и желим да направим филтер у колони Град . ^(City)У Екцел-^(Excel) у је ово заиста лако урадити. Само напред и кликните на картицу Подаци^(Data) на траци, а затим кликните на дугме Филтер^(Filter) . Не морате ни да бирате податке на листу нити да кликнете у првом реду.

Када кликнете на Филтер^(Filter) , свака колона у првом реду ће аутоматски имати мало дугме падајућег менија додато на самој десној страни.

Сада само напред и кликните на падајућу стрелицу у колони Град . ^(City)Видећете неколико различитих опција, које ћу објаснити у наставку.

На врху можете брзо сортирати све редове према вредностима у колони Град . ^(City)Имајте на уму да када сортирате податке, помериће се цео ред, а не само вредности у колони Град . ^(City)Ово ће осигурати да ваши подаци остану нетакнути као и раније.

Такође, добра је идеја додати колону на самом почетку под називом ИД и нумерисати је од једног до колико год редова имате у свом радном листу. На овај начин увек можете да сортирате по ИД колони и вратите своје податке истим редоследом којим су били првобитно, ако вам је то важно.

Као што видите, сви подаци у табели су сада сортирани на основу вредности у колони Град . ^(City)До сада ниједан ред није сакривен. Сада погледајмо поља за потврду на дну дијалога филтера. У мом примеру, имам само три јединствене вредности у колони Град^(City) и те три се појављују на листи.

Наставио сам и поништио два града и оставио један означен. Сада имам само 8 редова података који се приказују, а остали су сакривени. Можете лако рећи да гледате филтриране податке ако проверите бројеве редова крајње лево. У зависности од тога колико је редова скривено, видећете неколико додатних хоризонталних линија и боја бројева ће бити плава.

Сада рецимо да желим да филтрирам другу колону да додатно смањим број резултата. У колони Ц имам укупан број чланова у свакој породици и желим да видим само резултате за породице са више од два члана.

Само напред и кликните на стрелицу падајућег менија у колони Ц^{(Column C)} и видећете иста поља за потврду за сваку јединствену вредност у колони. Међутим, у овом случају желимо да кликнемо на Филтери бројева^{(Number Filters)} , а затим на Веће од^{( Greater Than)} . Као што видите, постоји и гомила других опција.

Појавиће се нови дијалог и овде можете да унесете вредност за филтер. Такође можете да додате више критеријума са функцијом И или ОР. Можете рећи да желите редове у којима је вредност већа од 2, а не једнака 5, на пример.

Сада имам само 5 редова података: породице само из Њу Орлеанса^{(New Orleans)} и са 3 или више чланова. Довољно лако^(Easy) ? Имајте на уму да можете лако да обришете филтер у колони тако што ћете кликнути на падајући мени, а затим кликнути на везу Обриши филтер из „Назив колоне“ .^{(Clear Filter From “Column Name”)}

То је отприлике то за једноставне филтере у Екцел^(Excel) -у . Веома су лаки за употребу, а резултати су прилично једноставни. Хајде сада да погледамо сложене филтере користећи дијалог Напредни филтери.^(Advanced)

Креирајте напредне филтере у Екцел-у

Ако желите да креирате напредније филтере, морате да користите дијалог Напредни филтер. ^(Advanced)На пример, рецимо да сам желео да видим све породице које живе у Њу Орлеансу^{(New Orleans)} са више од 2 члана у својој породици ИЛИ^(OR) све породице у Цларксвилу^{(Clarksville)} са више од 3 члана у породици И^(AND) само оне са .ЕДУ крајњом^(.EDU) имејл адресом. Сада то не можете учинити једноставним филтером.

Да бисмо то урадили, морамо мало другачије да подесимо Екцел лист. ^(Excel)Само напред и уметните неколико редова изнад вашег скупа података и копирајте ознаке наслова тачно у први ред као што је приказано испод.

Ево како напредни филтери раде. Прво морате да унесете своје критеријуме у колоне на врху, а затим да кликнете на дугме Напредно^(Advanced) под Сортирај и филтрирај^{( Sort & Filter)} на картици Подаци^(Data) .

Дакле, шта тачно можемо да укуцамо у те ћелије? У реду, па почнимо са нашим примером. Желимо да видимо само податке из Њу Орлеанса^{(New Orleans)} или Кларксвила^{(Clarksville)} , па хајде да их откуцамо у ћелије Е2 и Е3.

Када унесете вредности у различите редове, то значи ИЛИ. Сада желимо породице из Њу Орлеанса^{(New Orleans)} са више од два члана и породице Цларксвилле^{(Clarksville)} са више од 3 члана. Да бисте то урадили, укуцајте >2 у Ц2 и >3 у Ц3.

Пошто су >2 и Њу Орлеанс^{(New Orleans)} у истом реду, то ће бити АНД^(AND) оператор. Исто важи и за ред 3 изнад. Коначно, желимо само породице са .ЕДУ крајњом имејл адресом. Да бисте то урадили, само укуцајте *.edu у Д2 и Д3. Симбол * означава било који број знакова.

Када то урадите, кликните било где у свом скупу података, а затим кликните на дугме Напредно^(Advanced) . Поље Распон листе^{(List Rang)} ће аутоматски открити ваш скуп података пошто сте кликнули на њега пре него што сте кликнули на дугме Напредно^(Advanced) . Сада кликните на мало дугме десно од дугмета опсега критеријума^{(Criteria range)} .

Изаберите^(Select) све од А1 до Е3, а затим поново кликните на исто дугме да бисте се вратили на дијалог Напредни филтер . ^{(Advanced Filter)}Кликните на ОК^{(Click OK)} и ваши подаци би сада требали бити филтрирани!

Као што видите, сада имам само 3 резултата који одговарају свим тим критеријумима. Имајте на уму да ознаке за опсег критеријума морају тачно да се поклапају са ознакама за скуп података да би ово функционисало.

Очигледно је да можете креирати много компликованије упите користећи овај метод, па се поиграјте са њим да бисте добили жељене резултате. На крају, хајде да причамо о примени функција сумирања на филтриране податке.

Сумирање филтрираних података

Сада рецимо да желим да сумирам број чланова породице на мојим филтрираним подацима, како бих то урадио? Па, хајде да обришемо наш филтер кликом на дугме Обриши^(Clear) на траци. Не брините, веома је лако поново применити напредни филтер једноставним кликом на дугме Напредно^(Advanced) и поново кликом на ОК.

На дну нашег скупа података, хајде да додамо ћелију под називом Тотал^(Total) , а затим додамо функцију сума да бисмо сумирали укупан број чланова породице. У мом примеру, управо сам откуцао =SUM(C7:C31) .

Дакле, ако погледам све породице, имам укупно 78 чланова. Хајдемо сада да поново применимо наш Напредни^(Advanced) филтер и видимо шта ће се десити.

Упс! Уместо да прикажем тачан број, 11, и даље видим да је укупно 78! Зашто је то? Па, функција СУМ^(SUM) не занемарује скривене редове, тако да и даље врши прорачун користећи све редове. Срећом, постоји неколико функција које можете користити да игноришете скривене редове.

Први је СУБТОТАЛ^(SUBTOTAL) . Пре него што употребимо било коју од ових специјалних функција, желећете да обришете филтер и затим укуцате функцију.

Када се филтер обрише, наставите и укуцајте =SUBTOTAL( и требало би да видите падајући оквир са гомилом опција. Користећи ову функцију, прво бирате тип функције сумирања који желите да користите помоћу броја.

У нашем примеру желим да користим СУМ^(SUM) , тако да бих укуцао број 9 или само кликнуо на њега из падајућег менија. Затим унесите зарез и изаберите опсег ћелија.

Када притиснете ентер, требало би да видите да је вредност 78 иста као и раније. Међутим, ако сада поново примените филтер, видећемо 11!

Одлично! То је управо оно што желимо. Сада можете да прилагодите своје филтере и вредност ће увек одражавати само редове који се тренутно приказују.

Друга функција која функционише скоро потпуно исто као функција СУБТОТАЛ^(SUBTOTAL) је ЗБИРАЊЕ^(AGGREGATE) . Једина разлика је у томе што постоји још један параметар у функцији АГГРЕГАТЕ^(AGGREGATE) где морате да наведете да желите да игноришете скривене редове.

Први параметар је функција сумирања коју желите да користите и као и код СУБТОТАЛ^(SUBTOTAL) , 9 представља функцију СУМ^(SUM) . Друга опција је где морате да унесете 5 да бисте игнорисали скривене редове. Последњи параметар је исти и представља опсег ћелија.

Такође можете прочитати мој чланак о функцијама сажетка да бисте детаљније научили како да користите функцију АГГРЕГАТЕ^{(use the AGGREGATE function)}  и друге функције као што су МОДЕ^(MODE) , МЕДИАН^(MEDIAN) , АВЕРАГЕ^(AVERAGE) , итд.

Надамо се да ће вам овај чланак дати добру полазну тачку за креирање и коришћење филтера у програму Екцел^(Excel) . Ако имате било каквих питања, слободно оставите коментар. Уживати!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Цртање ваших Екцел података

• Користите нову функцију Екцел Мобиле „Инсерт Дата Фром Пицтуре“.

• Користите функције сумирања за сумирање података у Екцел-у

• Користите Екцел као алат за копирање података са Веба

• Додајте линију тренда линеарне регресије у Екцел дијаграм распршивања

• 13 ОнеНоте савета и трикова за боље организовање белешки

• Мигрирајте податке из МС Аццесс-а у СКЛ Сервер базу података

• Како направити налепнице у Ворд-у из Екцел табеле

• Како направити дијаграм тока у Ворд-у и Екцел-у

• Како променити позадину у Мицрософт тимовима

• Водич за све екстензије Екцел датотека и шта оне значе

• Аутоматско прилагођавање ширине колоне и висине редова у Екцел-у

• Како додати и одштампати Екцел позадинске слике

• Како направити једноставан графикон или графикон у Екцелу

• Како уклонити, разбити или разбити заборављену Екцел КСЛС лозинку

• Како користити ВЛООКУП у Екцелу

• Како пронаћи и израчунати опсег у Екцелу

• Како додати коментаре у ћелију Екцел радног листа

• Како креирати Гантове графиконе у Мицрософт Екцел-у

• Како пронаћи одговарајуће вредности у Екцелу