Да ли сте икада пропустили важну е-пошту зато што је ваше пријемно сандуче било пуно претходних порука без одговора? Већина људи је искусила ово и скоро сви знају колико вам смета педесет непрочитаних мејлова који захтевају вашу пажњу чим отворите пријемно сандуче ујутру. 

Према студијама, радници проводе чак 28 одсто своје недеље^{(28 percent of their week)} читајући и одговарајући на мејлове. То је више од четвртине вашег целокупног времена на послу. Колико бисте још могли да постигнете да не морате да се носите са сталном бажом е-порука? 

Шта је Инбок Зеро?

Инбок Зеро^(Zero) је концепт који је развио Мерлин Манн^{(Merlin Mann)} , стручњак за продуктивност. Иако већина људи тумачи „нулу“ у имену да се односи на број е-порука које особа има, првобитно се односило на то колико времена људи проводе размишљајући о е-пошти. Ако немате е-поруке, не трошите скоро нула времена размишљајући о њима.

Овај чланак ће вас провести кроз како да смањите број непрочитаних е-порука у пријемном сандучету на апсолутни минимум користећи алатке доступне у Гмаил^(Gmail) -у , као и праксе које можете применити на свој радни дан и које ће вам помоћи да укротите рој е-порука које примате током дана. 

Основе управљања е-поштом

Први корак ка побољшању продуктивности е-поште је да затворите пријемно сандуче. Можда звучи контраинтуитивно, али боље је да себи дате одређени временски период за читање и одговарање на е-поруке него да им се обраћате чим стигну. Истраживања^(Research) су показала да рокови, сами наметнути или не, побољшавају ефикасност^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} и смањују време утрошено на пројекат.

Одвојите^(Set) пет минута на почетку сваког сата, или можда двадесет минута на почетку и на крају дана, да одговорите на е-пошту^{(to answer emails)} . Избришите све е-поруке које су очигледно нежељене^{(clearly spam)} . Ако је за одговор на е-поруку потребно два минута или мање, прво одговорите на њу. 

Ако је потребно више времена за одговор на е-поруку, преместите је у посебно одређену фасциклу.

Коришћење Гмаил-а за достизање Инбок Зеро

Гмаил^(Gmail) је најчешће коришћени клијент е-поште на свету, али већина људи не схвата колико је платформа заправо свестрана. Гмаил^(Gmail) је препун алата^{(chock-full of tools)} и прилагодљивих опција које вам дају огромну количину контроле над његовим изгледом. Инбок Зеро^{(Inbox Zero)} постаје много достижнији када искористите предности ових алата. 

Користите посебне звездице

Сви знају за могућност да се имејл означи са звездицом кликом на икону звездице^(Star) – али да ли сте знали да постоји 12 различитих звездица које се могу користити? Кликните на ^(Click) Settings > See All Settings > General , а затим се померајте док не видите пододељак  Звездице .^(Stars)

Постоје различите боје звезда, али постоје и иконе као што су узвичник, стрелица за премотавање унапред, потврдни знак, упитник и мала слова и. Подразумевано је активна само главна звезда, али можете да кликнете и превучете било коју од икона у одељак У употреби^{(In use)} да бисте је активирали. 

У Гмаил^(Gmail) -у ће се појавити само један симбол . Кликните^(Click) на њега више пута да бисте се кретали кроз све различите звездице које сте изабрали. Изаберите најмање четири симбола: стандардну звездицу, црвену звездицу, мало и и зелену квачицу. 

Подесите више пријемних сандучића и филтера^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Можда сте већ упознати са неколико картица које су вам доступне у Гмаил^(Gmail) -у : Промоције, Лично^(Personal) , Друштвено^(Social) , итд. Идите на Settings > Inbox и поред Тип пријемног сандучета^{(Inbox type,)} кликните на падајући оквир и изаберите Више пријемних сандучића.^{(Multiple inboxes.)}

Појављује се нови одељак под називом Више секција пријемног сандучета. ^{(Multiple inbox sections.)}Можете именовати до пет прилагођених одељака које ћете видети поред главног пријемног сандучета, иако су два подразумевано попуњена. Један одељак је за имејлове са звездицом^(Starred) , док је други за недовршене. Ови одељци су означени њиховим упитима за претрагу, тако да ћете морати да научите како се зове свака од посебних звездица да бисте за њих издвојили одељке.

Ово су имена сваке звезде:

• Жута звезда
• Црвена Звезда
• Наранџаста звезда
• Зелена звезда
• Плава звезда
• Љубичаста звезда
• Жути прасак (узвичник)
• Црвени прасак
• Љубичасто-питање
• Оранге-гуиллемет^{(Orange-guillemet)} (симбол за премотавање унапред)
• Зелена провера
• Плаве информације (мала слова и)

Поље упита за претрагу препознаје различите операторе, тако да можете да користите команде OR/AND да бисте укључили више звездица у оквиру истог одељка. Поред поља за упит за претрагу налази се поље ^{(Search query)}Назив одељка^{(Section name)} . Унесите специфично име за које желите да се поље зове овде.

Да бисте постигли Инбок Зеро^{(Inbox Zero)} , најбоље је да подесите неколико специфичних одељака:

• Потребна је акција/одговор
• Потребан је хитан одговор
• Чека се одговор
• Делегирано

Можете одабрати да подесите пети одељак према вашим потребама, али ова четири ће се бавити најосновнијим задацима. 

Достизање Инбок Зеро^{(Reaching Inbox Zero)}

Сада када сте променили подешавања Гмаил^(Gmail) -а, време је да све спроведете у дело. Прво^(First) поставите своје филтере. Унесите следеће:

Када примите е-поруку, прва ствар коју треба да урадите је да одлучите да ли на њу треба одговор или да је избришете. Ако је е-пошта непожељна или једноставно не захтева одговор, одмах је избришите или архивирајте. 

Ако е-порука захтева одговор и биће потребно мање од два минута, одговорите на њу. Ако вам треба више од два минута, кликните једном на икону звездице^(Star) . Ако је мејл хитан и требало би да буде следећа ствар на коју ћете одговорити, кликните двапут на икону да бисте је означили црвеном звездом^{(Red Star)} . 

Када одговорите на е-поруку, ако чекате на одговор, кликните на икону звездице^(Star) три пута да бисте је означили као „Чека се одговор“. Ако примите е-пошту којом неко други боље рукује, проследите је одговарајућој особи и кликните на икону звездице^(Star) четири пута да бисте је означили као „Делегирано“. 

Одаберите када желите да одговорите на своју е-пошту и фокусирајте се на рад само у тим временима. Дајући себи рокове и периоде за руковање е-поштом, смањујете количину времена које проводите у пријемном сандучету како бисте се могли фокусирати на важније задатке. Ако одлучите да се позабавите тиме на почетку сата, усредсредите се на то да прво одговорите на све хитне е-поруке, а затим одатле решите остало. 

Применом ових метода у пракси, ускоро можете постићи потпуну контролу над својим пријемним сандучетом. Ако је већ у нереду, одвојите пола сата дневно да прелистате мејлове које већ имате и утврдите да ли су важни или не. Одговорите онима којима је то потребно, избришите оне којима није. 

Можда ће вам требати мало времена, али филтери^{(but filters)} , одређена пријемна сандучета и други алати ће вам помоћи да дођете до Инбок Зеро – и^{(Inbox Zero–and)} открићете које технике вам најбоље помажу да останете тамо. 

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever misѕed an important email becausе your inbox was fυll of previous, unanswered messages? Most people have experienced this and almost everyone knows the diѕtraction оf fifty unread emails that demand your attention as soon as уou opеn your inbox in the morning. 

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails? 

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day. 

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first. 

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools. 

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection. 

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them. 

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check. 

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

• Yellow-star
• Red-star
• Orange-star
• Green-star
• Blue-star
• Purple-star
• Yellow-bang (exclamation mark)
• Red-bang
• Purple-question
• Orange-guillemet (fast forward symbol)
• Green-check
• Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

• Needs Action/Reply
• Needs Urgent Reply
• Awaiting Reply
• Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks. 

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it. 

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star. 

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.” 

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there. 

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t. 

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there. 

Related posts

• Како слати приватне е-поруке у Гмаил-у

• Можете ли да избришете све е-поруке из Гмаил-а одједном?

• Како опозвати слање е-поште у Гмаил-у

• 7 најбољих додатака за Гмаил

• Како да поправите Гмаил када не прима е-пошту

• Шта је алатка Софтваре Репортер у Цхроме-у и како је онемогућити

• Топ 5 нових Гмаил функција које ћете испробати у 2019

• Како да користите Гоогле породични календар да ваша породица буде на време

• 9 скривених функција у Гоогле мапама које би требало да проверите

• Како направити линијски графикон у Гоогле табелама

• Како функционише архивирање у Гмаил-у

• Како се користи Гоогле Таскс – Водич за почетак

• Како направити Гоогле образац: Комплетан водич

• Шта је Гоогле апликација и како је користити

• Како направити визит карту на Гоогле диску

• Како уметнути потпис у Гоогле документе

• Како отказати или паузирати ИоуТубе Премиум претплату

• Како сортирати или филтрирати по боји у Гоогле табелама

• Зашто Цхроме има толико покренутих процеса?

• 3 Гмаил трика за смањење нежељене поште и организовање е-поште