Ако сте навикли да користите старије верзије Екцел^(Excel) -а, опције условног форматирања у Екцел-у 2007^{(Excel 2007)} , 2010 и 2013 ће вас задивити. Зашто бисте се онда трудили да користите условно форматирање? Па, ево неколико разлога зашто волим да користим ову функцију Екцел^(Excel) -а :

1. Да би ваши подаци били визуелно привлачнији.

2. Да бисте лакше разумели ваше табеле на први поглед.

3. Да идентификује одређене врсте бројева за помоћ у решавању проблема.

4. Да вам помогне да извучете закључке из ваших података.

5. Да визуелно прикажете кориснику шта је „добро“ или „лоше“ коришћењем зелене и црвене боје.

Сада можете да користите условно форматирање за форматирање сваке ћелије у опсегу на основу сопствених критеријума (и постоји много опција за форматирање које можете изабрати). На пример, ако имате извештај о добити и желите да означите сав профит већи од 200 долара зеленом, а сав профит мањи од 200 долара жутим, а све губитке црвеном, онда можете да користите условно форматирање да брзо обавите сав посао уместо вас .

Условно форматирање у Екцел-у

Условно форматирање вам омогућава да брзо и лако форматирате значајне количине података – док сте и даље у могућности да разликујете различите типове података. Можете да креирате правила за опције форматирања која ће омогућити да се Мицрософт Екцел^{(Microsoft Excel)} аутоматски форматира уместо вас. Заиста морате да следите само три једноставна корака.

Корак 1:^{(Step 1:)} Изаберите ћелије које желите да форматирате.

Корак 2:^{(Step 2:)} Кликните на дугме Условно форматирање^{(Conditional Formatting)} испод главног менија^(Home) , одељак Стилови .^(Styles)

Корак 3:^{(Step 3:)} Изаберите своја правила. На врху се налазе правила за истицање ћелија^{(Highlight Cells Rules)} и Top/Bottom Rules  која вам омогућавају да правите поређења са вредностима. За овај пример наметнули смо три правила. Први је био да је свака вредност већа од 200 долара зелена.

Вреди напоменути да се само одељак Правила за истицање ћелија^{(Highlight Cells Rules)} такође може користити за упоређивање скупа података са другим скупом података. Све остало ће користити само један скуп података који сте истакли и упоређивати вредности једне са другима. На пример, када користим правило веће од^{(Greater Than)} , могу да упоредим вредности од А1 до А20^(A20) са одређеним бројем или могу да упоредим А1 до А20^(A20) са Б1 до Б20^(B20) .

Иста логика је примењена и на друго и треће правило. Друго правило је било да се све између 0 и 200 долара форматира жуто. Треће правило је било да је све мање од $0 форматирано црвено. Ево како изгледа део готове табеле.

Ако вам се не свиђају ове опције форматирања, Екцел^(Excel) има много различитих нових опција условног обликовања^{(Conditional Formatting)} које можете да користите. На пример, можете да убаците иконе као што су стрелице у боји ( Скупови икона^{(Icon Sets)} ), тракасте графиконе као у другом примеру ( Траке података^{(Data Bars)} ) или чак опсег аутоматски изабраних боја као у последњем примеру ( Скала боја^{(Color Scales)} ). Ове три опције упоређују само вредности из истог скупа података. Ако изаберете А1 до А20^(A20) , упоређиваће се само те вредности једна са другом.

Ако касније одлучите да не желите да ваше ћелије буду условно форматиране, све што треба да урадите је да обришете форматирање. Да бисте то урадили, изаберите дугме Условно форматирање^{(Conditional Formatting)} и изаберите Обриши правила^{(Clear Rules)} . Затим изаберите да ли желите да обришете правила само из изабраних ћелија или из целог радног листа.

Такође, ако сте креирали неколико правила, можда ћете заборавити која правила сте применили на које ћелије. Пошто можете применити многа правила на исти скуп ћелија, може постати прилично збуњујуће, посебно ако је неко други направио табелу. Да бисте видели сва правила, кликните на дугме Условно форматирање^{(Conditional Formatting)} , а затим кликните на Управљај правилима.^{(Manage Rules.)}

Када имате више од једног правила примењеног на исти опсег ћелија, правила се вреднују по редоследу од већег до нижег приоритета. Подразумевано, најновије додато правило ће имати већи приоритет. То можете променити тако што ћете кликнути на правило, а затим помоћу дугмади са стрелицама нагоре и надоле променити редослед. Такође, можете да кликнете на падајући мени на самом врху и видите правила само за тренутни избор или за сваки лист у радној свесци.

Ту је и поље за потврду под називом Заустави ако је истина^{(Stop If True)} , о чему овде нећу улазити у детаље јер је прилично компликовано. Међутим, можете прочитати овај Мицрософтов^(Microsoft) пост који га објашњава веома детаљно.

Нове опције условног форматирања Екцел 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Скоро све је исто у програму Екцел 2010^{(Excel 2010)} када је у питању условно форматирање^{(Conditional Formatting)} које је укључено у Екцел 2007^{(Excel 2007)} . Међутим, постоји једна нова функција која га заиста чини много моћнијим.

Раније сам поменуо да вам одељак Истакните ћелије правила^{(Highlight Cells Rules)} омогућава упоређивање једног скупа података са другим скупом података у истој табели. У 2010. сада можете референцирати други радни лист у истој радној свесци. Ако то покушате да урадите у програму Екцел 2007^{(Excel 2007)} , омогућиће вам да изаберете податке са другог радног листа, али ће вам дати поруку о грешци када покушате да кликнете на ОК на крају.

У програму Екцел 2010^{(Excel 2010)} то сада можете да урадите, али је мало зезнуто, па ћу то објаснити корак по корак. Рецимо да имам два радна листа и на сваком листу имам податке од Б2 до Б12^(B12) за нешто као профит. Ако желим да видим које су вредности у Б2 до Б12^(B12) са листа 1 веће од вредности Б2 до Б12^(B12) на листу 2, прво бих изабрао вредности Б2 до Б12^(B12) на листу 1, а затим кликнуо на Греат Тхан^{(Great Than)} у оквиру Правила за истицање ћелија.

Сада кликните на дугме референце ћелије које сам показао изнад. Кутија ће се променити и икона курсора ће постати бели крст. Сада само напред и кликните на лист 2 и изаберите  САМО^(ONLY)  ћелију Б2. НЕ^(NOT)  бирајте цео опсег од Б2 до Б12^(B12) .

Видећете да оквир сада има вредност =Sheet2!$B$2 . Мораћемо ово да променимо у =Sheet2!$B2 . У суштини, само се решите $  који долази пре 2. Ово ће задржати колону фиксном, али ће омогућити да се број реда аутоматски промени. Из било ког разлога, неће вам дозволити само да изаберете цео опсег.

Поново кликните^(Click) на дугме референце ћелије, а затим кликните на ОК. Сада ће вредности на листу 1 које су веће од листа 2 бити форматиране у складу са опцијама обликовања које сте изабрали.

Надамо^(Hopefully) се да све то има смисла! Када погледате Екцел 2013^{(Excel 2013)} , чини се да нема нових функција када је у питању условно форматирање. Као последњи савет, ако сматрате да се подразумевана правила не поклапају са оним што покушавате да постигнете, можете да кликнете на  опцију Ново правило^{(New Rule)} и почнете од нуле. Оно што је сјајно у креирању новог правила је то што можете користити формулу да одредите које ћелије да форматирате, што је веома моћно.

Иако условно форматирање изгледа релативно лако и једноставно на површини, може постати прилично сложено у зависности од ваших података и ваших потреба. Ако имате било каквих питања, слободно оставите коментар. Уживати!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are υsed to using oldеr versions оf Excel, the conditional formatting options in Εxcеl 2007, 2010, and 2013 will amaze yoυ. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple оf reasons why I love using this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Повежите ћелије између листова и радних свеска у Екцел-у

• Користите прозор за праћење програма Екцел за надгледање важних ћелија у радној свесци

• Како сакрити листове, ћелије, колоне и формуле у Екцелу

• Користите Формат Паинтер у Ворд-у да копирате и налепите форматирање

• Додајте линију тренда линеарне регресије у Екцел дијаграм распршивања

• Како филтрирати податке у Екцелу

• Како користити Спарклинес у Екцелу

• Уметните Екцел радни лист у Ворд документ

• 40 најбољих Мицрософт Екцел пречица на тастатури

• Како додати траке грешака у Екцел

• Користите Екцел да бисте израчунали ефективну каматну стопу из номиналне каматне стопе

• Како додати коментаре у ћелију Екцел радног листа

• Аутоматско прилагођавање ширине колоне и висине редова у Екцел-у

• Како креирати Гантове графиконе у Мицрософт Екцел-у

• Како израчунати варијансу у Екцелу

• Како пронаћи одговарајуће вредности у Екцелу

• Како се пребацивати између радних листова у Екцелу

• Како направити једноставан графикон или графикон у Екцелу

• Како направити контролну листу у Екцелу

• Како направити дијаграм тока у Ворд-у и Екцел-у