Многе компаније широм света немају ништа против да прошире могућност рада од куће на своје раднике који не морају нужно да буду у канцеларији. С тим у вези, постаје важно да будете свесни одређених етикета за видео конференције^{(video conferencing etiquette)} .

Док компаније користе телеприсуство и режим видео конференција како би омогућиле беспрекорно ангажовање, ево неких етикета за видео конференције, савета и правила које треба да усвојите да бисте оставили трајни утисак.

Прочитајте^(Read) : Како да подесите и придружите се састанку Мицрософт тимова^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Водич за бонтон за видео конференције

На видео-конференцији немате прилику да упознате свакога лично да бисте оставили трајни утисак. Дакле, пратите ове жељене етикете као референтни водич.

1. Унапред одредите дневни ред састанка
2. Подесите позадину
3. Припремите се за састанак
4. Будите тачни у времену
5. Одржавајте свој сто чистим
6. Упознајте своју публику
7. Документујте релевантне тачке
8. Додели белешке
9. Будите љубазни према другим учесницима
10. Нека микрофон буде искључен када се не користи

Добар бонтон за видео конференцијски позив може вам помоћи да ојачате своје самопоуздање и побољшате своје комуникацијске вештине.

1] Унапред^(Decide) одредите дневни ред састанка

Суштинска пракса за ефикасне видео конференције је да организујете и састанак само када савршено разумете тему дискусије. Као такав, ако сте ви тај који организује виртуелни састанак, онда се уверите да сви учесници унапред имају нека сазнања о томе. Сматра се да је безбедно послати најмање два подсетника,

• Дан пре састанка
• Сат времена пре почетка састанка

Ово помаже учесницима да се припреме за састанак тако да не буду ухваћени неспремни и да се боре са бонтоном.

2] Подесите позадину

Још је важније имати одговарајуће услове осветљења у позадини како бисте избегли сенке. Слично, ако имате сунчан прозор директно иза себе, повуците ролетне да пригушите муње. Поред тога, чист зид или завеса су много бољи од претрпане канцеларије или чудних уметничких дела да би се избегло ометање.

Имајте на уму да особа са којом водите видео конференцију не би требало да се осећа ометено. Дакле, проверите шта виде пре него што позовете. Превише се бринете о томе шта је у вашој позадини и како други то могу да виде може додати стрес који може стати на путу у послу.

Прочитајте^(Read) : Како замутити позадину на састанку Мицрософт тимова^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Припремите се за састанак

Седите^(Sit) право на камеру и носите осмех на лицу. Користите^(Use) природне гестове када говорите и покушајте да ограничите споредне разговоре. Избегавајте^(Avoid) куцкање по микрофону или шуштање папира у близини микрофона. Такође, држите своје покрете што је могуће минималније.

4] Будите на време

Многи људи обично касне, па је важно стићи на време. У ствари, ово би требало да буде стандард за праћење било ког састанка, видеа или другог. Јер, иако ћете можда моћи да се извучете са физичким састанком, нема излаза на видео конференцији.

5] Одржавајте свој сто чистим

Ваш радни сто не би требало да изгледа неуредно или неорганизовано. Као такво, важно је да немате ништа између вас и камере. Изгубите хрпу папира, лепљивих белешки и других канцеларијских предмета са свог стола. Можда ћете желети да своју Виндовс^(Windows) радну површину одржавате чистом. Користите опцију Сакриј иконе на радној површини^{(Hide desktop icons)} ако осећате потребу.

6] Упознајте своју публику

Не можете наметнути школски кодекс облачења путем видео конференције, тј. у зависности од публике, ваша одећа може варирати од обично трезвене до лежерне. Препоручујемо вам да користите светле пастеле и пригушене боје које најбоље изгледају на екрану.

7] Документујте релевантне тачке

Одговарајућа^(Proper) документација удаљених састанака омогућава да се детаљи по потреби ефикасно призову. Штавише, може помоћи другим члановима тима који нису могли да присуствују састанку да буду у току.

8] Додели бележника

Увек вођење бележнице за бележење важних тачака сматра се добром праксом општег састанка. Ова пракса постаје још важнија када се иде виртуелно. Дакле, доделите бележника да документује све на састанку како се дешава. То додаје нијансу и ако би неко желео да се врати на оно о чему се разговарало, лако би могао да стигне.

9] Будите љубазни према другим учесницима

Ако сте ви организатор или онај који је организовао видео конференцију, будите пријављени на рачунар и спремни за састанак неколико минута пре заказаног времена. Ово би требало да буде прва лекција.

Друго, почните тако што ћете се представити пре него што говорите како би вас сви учесници упознали и могли да наставите да вам се обраћају вашим именом.

Прочитајте^(Read) : Како да изгледате најбоље на видео конференцијском позиву^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Нека^(Keep) микрофон буде искључен када се не користи

Иако можда не говорите и мислите да сте тихи, већина микрофона може ухватити мање позадинске звукове, попут кашљања, кихања или куцања. Ови звуци могу лако да одвуку пажњу других учесника видео конференција или могу изазвати неугодност. Дакле, искључите микрофон пре него што направите паузу и изађете током састанка.

Требали смо још нешто да споменемо?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this сonnection, it beсomes important to be aware of cеrtain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Како инсталирати Друпал користећи ВАМП на Виндовс-у

• Најбољи софтвер и хардвер Битцоин новчаници за Виндовс, иОС, Андроид

• Бесплатно подесите Интернет радио станицу на Виндовс рачунару

• Партнер за поправку се није повезао са грешком рутера у ТеамВиевер-у на Виндовс 10

• НАСА-ине очи помажу вам да истражујете универзум попут астронаута

• Управљање е-отпадом, рециклажа, одлагање, чињенице, проблеми, решења

• Савети, алати и услуге за управљање репутацијом на мрежи

• Најбољи столови за лаптоп за куповину на мрежи

• Дошло је до грешке приликом провере ажурирања у ВЛЦ-у

• Како инсталирати Виндовс 95 на Виндовс 10

• Шта су „чип и ПИН“ или ЕМВ кредитне картице

• Како заштитити лозинком и обезбедити пдф документе помоћу ЛибреОффице-а

• Најбоље карактеристике у ЛибреОффице Цалц-у

• Аутомате.ио је бесплатан алат за аутоматизацију и ИФТТТ алтернатива

• Како направити позивницу на Виндовс рачунару

• Како да избришете свој ЛастПасс налог

• Донесите свој сопствени уређај (БИОД) предности, најбоље праксе итд.

• Савети за куповину сајбер понедељка и црног петка које желите да пратите

• Претворите магнетне везе у везе за директно преузимање користећи Сеедр

• Како шифровати и додати лозинке у ЛибреОффице документе