У овом посту ћемо погледати како можете боље да управљате Оутлоок^(Outlook) е-поштом тако што ћете долазну пошту аутоматски премештати у засебне фасцикле. Ако свакодневно добијате пуно е-поште, ово може уштедети много времена.

Уместо да једном недељно морате да трошите сат времена на премештање е-порука из пријемног сандучета^(Inbox) у ваше категорисане фасцикле, правила е-поште ће вам помоћи да аутоматизујете организацију пријемног сандучета. Ово је веома слично коришћењу ознака и филтера у Гмаил^(Gmail) -у .

Правила за е- пошту^(Email) могу изгледати компликована и могу бити ако заиста желите да извршите неко софистицирано сортирање, али ако једноставно желите да аутоматски преместите пословне е-поруке у фасциклу Ворк^(Work)  , онда је то прави део.

Да би правила била корисна, прво треба да направите неке фасцикле испод вашег пријемног сандучета^(Inbox) да бисте категоризовали своју е-пошту, као што су Пројекти, Посао^(Work) , Породица^(Family) итд.

Можете да креирате фасцикле тако што ћете десним тастером миша кликнути на Инбок^(Inbox) или било коју фасциклу и изабрати Нова фасцикла^{(New Folder)} . Следећа процедура ради на Оутлоок 2010^{(Outlook 2010)} , 2013, 2016, 2019 и Оффице 365^{(Office 365)} .

Подесите Оутлоок правила

Сада да бисте започели, отворите Оутлоок^(Outlook) , кликните на картицу Датотека^(File) и видећете дугме Управљање правилима и упозорењима^{(Manage Rules & Alerts)} при дну.

Појавиће се главни прозор Правила^(Rules) и упозорења и^(Alerts) подразумевано ћете можда видети једно правило већ креирано у зависности од ваше верзије Оутлоок^(Outlook) -а .

Одавде ћете кликнути на дугме Ново правило^{(New Rule)} да бисте започели са својим првим Оутлоок^(Outlook) правилом за е-пошту. Појавиће се дијалог Чаробњак^(Wizard) за правила^(Rules) и показаће вам неке уобичајене шаблоне правила.

Ово су најчешће и вероватно све што ће вам икада требати. Најчешће правило је прво наведено, „ Премести поруке од некога у фасциклу^{(Move messages from someone to a folder)} “. Само напред и изаберите га, а затим кликните на Нект^(Next) .

Приметићете да доњи оквир листе који се зове „Корак 2:“ остаје при дну са подвученим текстом. У стварности, све што треба да урадите да бисте поставили правило је да кликнете на хипервезе за људе или јавну групу^{(people or public group)}  и наведете^{(specified )} да одаберете адресу е-поште и где желите да те е-поруке иду.

Затим можете кликнути на Заврши^(Finish) и готови сте. Међутим, ако желите да учините правило компликованијим, онда кликом на Даље^(Next) добићете много више опција:

Док будете проверавали различите услове у оквиру горње листе, опис правила на дну ће се такође попунити са више хипервеза. Можете чак и да креирате правила која траже одређене речи у телу е-поште, а затим извршавају радње на тим имејловима.

Ваш следећи задатак је да кликнете на сваку хипервезу и одаберете повезане вредности као што су адресе е-поште, фасцикле итд. У нашем примеру изнад, желећете да кликнете на људе или јавну групу^{( people or public group)} и изаберете адресу е-поште.

Затим кликните на наведену^(specified) реч и идите до фасцикле у коју желите да се е-порука премести или кликните на Ново^(New) и нова фасцикла ће бити креирана испод тренутно означене фасцикле.

Сада ћете видети доњи део ажуриран стварним вредностима за ваше правило.

Када кликнете на Даље, можете подесити више радњи за правило. Обично можете да оставите ово на миру ако је то једноставно правило, али ако желите да извршите и друге радње као што је пуштање звука, прослеђивање е-поште, прављење копије, штампање е-поште, покретање другог програма, покретање скрипте итд. , онда све то можете да урадите на овом екрану.

Кликните на дугме Даље^(Next) када завршите и бићете доведени до дијалога Изузеци^(Exceptions) , где можете да изаберете услове за које не бисте желели да се ово правило обрађује. Осим ако немате неке јединствене случајеве, можете га оставити празним, што је подразумевано.

Кликните на Нект^{(Click Next)} и коначно смо стигли до краја чаробњака за правила! Дајте правилу име попут „Премести е-пошту пријатеља“ да бисте знали шта ради када га касније погледате.

Затим, ако већ имате поруке е-поште у пријемном сандучету које би одговарале вашем новом правилу, означите поље за потврду „ Покрени ово правило на порукама које су већ у пријемном сандучету^{(Run this rule on messages already in Inbox)} “. Све остало можете оставити као подразумевано и кликнути на Заврши^(Finish) !

Сада можете да креирате правила за људе, билтене, изводе банке/кредитне картице и све остало што вам падне на памет да бисте ефикасније почели да управљате Оутлоок е-поштом! ^(Outlook)Уживати!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take а look at how you can mаnage уour Outlook email better by having incoming mail automatically mоved into separate folders. If you get a lot of email evеryday, this can sаve lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Како проследити Оутлоок е-пошту на Гмаил

• Како направити листу дистрибуције у Оутлоок-у

• Како да креирате Мицрософт Оутлоок пречице за е-пошту и задатке

• Претражите Оутлоок е-пошту према пошиљаоцу, датуму, кључној речи, величини и још много тога

• Мицрософт Оутлоок не реагује? 8 поправки које треба испробати

• Како разумети шта-ако анализу у Мицрософт Екцел-у

• Како да решите проблем спорог учитавања Оутлоок-а

• Како да поправите када се Ворд отвори у режиму само за читање

• Како направити падајућу листу у Екцелу

• Како направити контролну листу у Екцелу

• Шта је Мицрософт МиАналитицс и како је користити?

• Како поставити одговоре ван канцеларије у Оутлоок-у

• Додајте линију тренда линеарне регресије у Екцел дијаграм распршивања

• 4 начина да покренете Мицрософт Теамс анкету током састанака

• Како пратити промене у Ворд-у (онлине, мобилни и десктоп)

• Ултимативни водич за поправку оштећене или корумпиране Ворд датотеке

• Користите прозор за праћење програма Екцел за надгледање важних ћелија у радној свесци

• Како додати или уклонити коментаре у Ворд-у

• Исправите грешку да је Мицрософт Оутлоок наишао на проблем

• 15 ПоверПоинт савета и трикова за побољшање презентација